Archives : quelle démarche adopter ?

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Les archives d'une entreprise sont un moyen de comprendre son itinéraire, ses valeurs et sa différence. Alors, quelle démarche adopter ? Quels documents conserver, combien de temps et sous quelle forme ? Que faut-il garder et que peut-on jeter ? Si vous êtes parfois tenté par un grand nettoyage, les textes et l'expérience incitent à la prudence.

Si les archives constituent la trace de la vie de l'entreprise, pourquoi alors ne pas les considérer comme un matériau vivant ? Mais qu'est-ce qu'une archive exactement ? En fait, un document, quel qu'il soit, devient une archive en franchissant trois étapes :

1/  La représentation matérielle du présent, d'un présent actif : c'est le premier temps des archives, celui de la production des documents.
2/   Mais dès qu'ils perdent leur actualité, ils vont devoir être classés avec pour objectif de les conserver à portée de main. C'est le deuxième temps des archives : le classement intermédiaire.
3/  Puis vient le troisième âge des archives, quand on pense ne plus avoir besoin du tout de ces documents. Ils peuvent alors être remisés, une sorte de retraite. 

Ce que l'on garde, ce que l'on peut jeter Combien de temps faut-il garder factures, quittances, relevés de banque, fiches de paie et tous les autres documents concernant votre activité ?

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez les principales durées de conservation de documents et déclarations .

Cliquer pour visualiser le tableau

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