Bien gérer la paie de vos salariés

Conformément au fameux adage populaire « toute peine mérite salaire », l’employeur a pour obligation de verser une rémunération à son salarié en contrepartie du travail qu’il a fourni pour l’entreprise. Un principe simple et compris de tous, qui pour autant nécessite, notamment dans la mise en œuvre de la gestion de la paie, le respect de règles changeantes et complexes.

Le salaire soumis à cotisations

La première mention qui doit impérativement figurer sur le bulletin de paie, c’est le salaire brut. Celui-ci est composé de plusieurs éléments : le salaire de base, qui représente la part stable de la rémunération versée au salarié en contrepartie de son travail et conformément à son contrat ; les primes obligatoires (prévues par le contrat de travail, la convention collective ou un usage) ou facultatives (versées par l’employeur en l’absence de toute obligation), quel que soit leur objet (d’ancienneté, d’assiduité…) ; les commissions, dont le montant est généralement fonction des résultats réalisés et qui constituent une part importante de la rémunération de certains salariés, notamment ceux œuvrant dans les services commerciaux ; et les majorations pour heures supplémentaires.
Par ailleurs, il ne faut pas oublier de prendre en compte les avantages en nature. Il peut s’agir, par exemple, de la fourniture de nourriture, d’un logement, d’un véhicule ou d’un ordinateur, dont il conviendra d’estimer le montant afin de l’intégrer dans le calcul du salaire brut.
En revanche, les remboursements de frais professionnels, c'est-à-dire des dépenses engagées par un salarié en raison de son travail, n’ont pas vocation à être intégrés dans le salaire brut. Toutefois, une requalification en complément de salaire peut intervenir si l’employeur n’est pas en mesure de démontrer que ces remboursements correspondent à des dépenses réellement prises en charge par le salarié. En outre, il existe des limites d’exonération de remboursements de frais professionnels au-delà desquelles les sommes versées sont soumises à cotisations.
Enfin, le calcul de la paie d’un salarié doit tenir compte de divers événements qui peuvent intervenir au cours de la relation de travail. Il peut s’agir des congés payés, de la maternité, des absences pour maladie, des accidents du travail ou de la rupture du contrat. Autant d’événements que le Cabinet pourra vous aider à traiter correctement.

Les cotisations sociales

Le salaire brut, une fois déterminé, va servir d’assiette pour calculer le montant des cotisations prélevées au bénéfice notamment des organismes de protection sociale. On distingue deux types de prélèvements : les cotisations et contributions salariales qui viennent en déduction du salaire brut ; et les cotisations patronales qui, elles, sont prises en charge par l’employeur.
Il existe près d’une vingtaine de cotisations ayant notamment pour objet de financer la Sécurité sociale, l’assurance chômage, le logement social, les retraites complémentaires ou encore le fonds de garantie des salaires. Certaines sont calculées sur la totalité du salaire brut, d’autres uniquement sur une partie. Quant aux taux appliqués, ils sont quelquefois fixes, d’autres fois variables et, dans tous les cas, appelés à changer régulièrement.
Vous trouverez dans la rubrique « feuille de paie » un tableau récapitulant ces différentes cotisations.

Les règles d’établissement du bulletin de paie

Si le Code du travail n’impose aucune forme particulière au bulletin de paie, il soumet l’établissement de celui-ci à des règles bien précises. Le bulletin doit ainsi obligatoirement comporter certaines mentions permettant d’identifier le salarié, de connaître sa rémunération et les cotisations sociales qui y sont associées (voir liste ci-dessous). A contrario, ce dernier ne doit, en aucun cas, faire apparaître des mentions explicites relatives au droit de grève ou à l’activité de représentation des salariés (représentants du personnel, conseillers prud’homaux, administrateurs Urssaf…). La nature et le montant de la rémunération de ce type d’activité ne pourront ainsi être mentionnés sur le bulletin que sous la forme d’une « codification chiffrée » connue du salarié, ou dans un document annexe qui lui sera remis. Quant aux retenues des heures de grève, elles devront figurer sous une appellation non évocatrice, telle que « absences non rémunérées ».

Remise et conservation du bulletin de paie

Tout employeur est tenu de remettre un bulletin de paie à ses salariés, en principe au moment du versement du salaire. Le plus souvent, il s’agit d’un document papier. Mais il est possible, sous réserve de l’accord écrit du salarié concerné et dans des « conditions de nature à garantir l’intégrité des données », que la remise de ce dernier puisse s’effectuer sous forme électronique.
Concernant la conservation du bulletin, si le Code du travail impose aux entreprises d’en conserver un double pendant seulement 5 ans, ces dernières sont souvent dans l’obligation de les garder plus longtemps : pendant 10 ans, pour répondre aux exigences de conservation des pièces comptables ; au-delà, pour fournir aux salariés, à la demande des caisses de retraite complémentaire, des copies et des attestations. Sous réserve de garantir les mêmes conditions d’accès et de conservation qu’offre le papier, le double des bulletins de paie peut être conservé dans un format numérique.

Les mentions obligatoires du bulletin de paie

1/ le nom et l’adresse de l’employeur ;

2/ la référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de Sécurité sociale et le numéro sous lequel ces cotisations sont versées ;

3/ le code APE et, s’il y a lieu, l’intitulé de la convention collective de branche applicable ;

4/ le nom du salarié, son emploi ainsi que la position (niveau et coefficient hiérarchique) qu’il occupe dans la classification conventionnelle ;

5/ la période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire, en distinguant, le cas échéant, les heures payées au taux normal et celles comportant une majoration (heures supplémentaires par exemple), et en précisant le taux de cette majoration ;

6/ le cas échéant, la nature et le volume du forfait lorsque le salarié est soumis à une convention de forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou annuel en heures ou en jours ;

7/ l’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque cette base de calcul n’est pas la durée du travail (VRP, pigiste…) ;

8/ la nature et le montant des accessoires de salaire soumis à cotisations (prime d’ancienneté…) ;

9/ le montant de la rémunération brute du salarié ;

10/ la nature et le montant des ajouts et des retenues réalisés sur la rémunération brute (cotisations salariales, patronales…) ;

11/ la nature et le montant des sommes s’ajoutant à la rémunération du salarié et qui ne sont pas soumises à cotisations, telles que les remboursements de frais professionnels ;

12/ le montant de la somme effectivement perçue par le salarié (on parle alors du « salaire net ») ;

13/ la date de paiement de ce salaire net ;

14/ la date des congés pris ainsi que le montant de l’indemnité correspondante ;

15/ le montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transport personnel ;

16/ et, enfin, l’indication selon laquelle l’employeur recommande au salarié la conservation du bulletin de paie sans limitation de durée.

Attention aux sanctions !

L’employeur qui ne respecte pas les règles relatives au bulletin de paie est passible d’une amende de 450 € s’il s’agit d’une personne physique et 2 250 € s’il s’agit d’une personne morale. Plus encore, celui qui, intentionnellement, ne remet pas de bulletin au salarié ou lui remet un bulletin mentionnant un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement accompli se rend coupable du délit de travail dissimulé et encourt 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (225 000 € pour les personnes morales).