Déclaration Unique d'Embauche (DUE) : rôle et usage

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A l’occasion de l’embauche d’un nouveau salarié, il existe un "passage obligé", nommé Déclaration Unique d’Embauche. La déclaration unique d’embauche (DUE) permet de remplir plusieurs obligations et peut être réalisée sur différents supports.

Les déclarations obligatoires

Le décret du 1er avril 1998 oblige tout employeur (à l’exception des particuliers) à effectuer sept formalités obligatoires.
Le fait d’établir la DUE (Déclaration Unique d’Embauche) permet de remplir toutes les obligations suivantes en une seule opération :

- déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE)
Cette déclaration doit être faite 8 jours avant l’embauche. Elle doit être adressée à l’urssaf (ou MSA si le salarié relève du régime agricole) ;

- immatriculation employeur à l’urssaf lors de la première embauche
Cette formalité n’est à remplir que lorsque l’employeur recrute son premier salarié. Il est alors affilié à l’urssaf ou la MSA avec un numéro employeur ;

- immatriculation salarié à l’urssaf ou MSA
Cette immatriculation au régime général s’effectue dans les 8 jours qui suivent l’embauche du salarié. La CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) immatricule l’assuré et lui remet ensuite une carte individuelle ;

- demande affiliation à Pôle emploi pour l’embauche du premier salarié
Lors de l’embauche du premier salarié uniquement, l’employeur adresse un bordereau d’affiliation. Quelle que soit la date d’envoi de la déclaration, l’affiliation prend effet à la date d’embauche du salarié ;

- demande adhésion médecine du travail
Cette formalité ne concerne que l’embauche du premier salarié, l’adhésion à un service de médecine du travail est valable pour toutes les embauches ultérieures ;

- déclaration du salarié à la médecine du travail pour visite médicale obligatoire.
Cela consiste en fait à faire une demande de visite médicale d’embauche. Le Code du travail rappelle en effet que tout salarié recruté doit passer une visite médicale d’embauche au plus tard avant l’expiration de la période d’essai ;
Les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée (les enfants de moins de 18 ans par exemple) doivent passer la visite médicale avant l’embauche ;

- liste des salariés embauchés pour le "pré établissement" de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) sur support papier.
Tout employeur doit établir au plus tard le 31 janvier de chaque année la DADS pour l’année précédente. Cette déclaration annuelle est adressée à l’urssaf et permet en outre aux services fiscaux de connaître vos rémunérations et d’établir ainsi votre déclaration pré-emplie de revenus.

Signalons toutefois que la formalité dont nous parlons perd un peu de son intérêt compte tenu du fait que les déclarations DADS papier sont amenées à disparaître dans le temps.


Effectuer la déclaration unique d'embauche

La DUE est adressée à l’urssaf qui communique ensuite tous les éléments aux organismes concernés (Pôle emploi, DDTE, etc.). Elle est effectuée par les moyens suivants :
- support télématique ou par EDI (Échange de Données Informatiques) par le logiciel de paye ;
- par Internet sur les sites (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr) ;
- par formulaire papier adressé à l’urssaf.

 

Les astuces de Pratique.fr

Le formulaire DUE en format "pdf" proposé par les services de l’urssaf, est différent pour les salariés intérimaires.
Figure encore le CNE (Contrat Nouvelle Embauche) abrogé depuis.

Ne pas oublier de préciser lors du remplissage :
- l’heure exacte d’embauche ;
- le rythme de travail du salarié ;
- la nature du contrat (CDD, CDI, etc.) ;
- l’effectif avant l’embauche ;
- la situation du salarié avant l’embauche.

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