Devis, factures et impayés:

Publié le par A6pro! Votre Solution Administrative!

Travaux Administratifs

L'utilité des devis

Si un client ou un prospect vous le demande, rédiger un devis devient une phase essentielle de la vente. Ce ne sera pas toujours le devis le moins cher qui sera retenu, mais celui qui, dans un cadre de prix, aura le plus retenu la confiance.

La présentation, la clarté et la rédaction du devis sont donc essentielles. Le devis est à la fois un argument de vente et une façon de faire imaginer par votre client ou prospect ce que sera votre intervention. C'est aussi un engagement formel de votre part sur la concrétisation des projets de vos clients. Le devis comporte des éléments commerciaux et des éléments juridiques.

Vos devis doivent être détaillés avec des termes compréhensibles pour le client. Proposez plusieurs options chiffrées. Présentez vos devis rapidement, si possible dactylographiés. Remettez le devis le plus rapidement possible à votre client : ce sera un avantage concurrentiel.

Un devis, c'est aussi un engagement ferme de votre part sur le projet de votre client.Si la demande ne change pas, vous devrez effectuer le travail demandé dans les conditions indiquées sur le devis. Soyez prudents dans les offres de prix que vous allez faire.

Devis type

Votre devis doit comporter :

* l'identification de votre entreprise (nom, raison sociale, N° siren, adresse téléphone),

* l'identification du client (nom, raison sociale, adresse),

* la mention « devis « ou « proposition de prix »

* les travaux et opérations à effectuer en détaillant les travaux, la main d'oeuvre, les matières. L'ensemble des prix est indiqué hors taxes et toutes taxes comprises.

* le nom et la signature du responsable du devis,

* le délai de validité du devis,

* les conditions de livraison ou de réalisation.

vous pouvez même indiquer des conditions de vente qui vous protègent ou protègent le client.

N'oubliez pas de faire trois exemplaires de votre devis, un pour vous et deux pour le client. Il vous en retournera un signé pour signaler son accord. Le devis devient alors un contrat et servira de référence en cas de désaccord.

Relancez à temps, par téléphone, les clients qui n'ont pas encore choisi de réaliser leur projet.

Analysez vos devis régulièrement : ceux qui se sont réalisés, ceux qui n'ont pas abouti. Y a-t-il des travaux qui se concrétisent plus facilement ? Y a-t-il des travaux que vous pourriez faire et que vos clients ne vous demandent jamais ? Aviez-vous bien présenté votre offre ?

La facture type

Votre facture doit comporter :

* Les mentions légales obligatoires (pays de la Communauté européenne depuis le 1/01/02)

* L'identité du vendeur. Si vous êtes entrepreneur individuel ou professionnel libéral, vous devez indiquer votre nom. Sinon, précisez votre dénomination sociale, suivie de la structure juridique (en toutes lettres ou en initiales) et du capital social.

* L'adresse du vendeur. Son numéro d'identification unique ou numéro de Siren, suivi le cas échéant du RCS et du nom de la ville du tribunal compétent (en cas de litige).

* Le numéro intracommunautaire du vendeur (Les factures n'excédant pas 150 HT n'ont pas à indiquer le numéro d'identification individuel du fournisseur.)

* Le numéro de facture. Vous pouvez utiliser n'importe quel système de numérotation, par exemple chronologique afin que deux factures ne portent pas le même numéro. Le plus simple est une numérotation du type année/mois/numéro.

* La date du jour d'émission de la facture. Elle doit en principe correspondre au jour où la vente du produit ou du service est conclue entre les deux parties. Mais, en pratique, l'Administration accepte un décalage.

* L'identité de l'acheteur. Attention, le nom ne suffit pas. Le client doit être aussi bien identifié que le vendeur : nom ou dénomination sociale, adresse, forme juridique, capital social, numéro d'identification unique... S'il s'agit d'une société étrangère, ajoutez son numéro d'immatriculation national ou d'identification intracommunautaire.

* Le numéro d'identification à la TVA de l'acheteur pour les livraisons et transferts intracommunautaires ainsi que la mention "Exonération de TVA, avant 262 ter-1 du CGI."

* La date de vente. Elle correspond au jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation. Cette mention est obligatoire si la facture est établie à une date différente.

* La désignation des produits et les quantités. Le nom générique ne suffit pas. Il faut ajouter la marque et la référence, mais également toutes les caractéristiques qui peuvent avoir une influence sur le prix.

* Le prix unitaire hors TVA. C'est celui qui figure dans votre tarif ou catalogue, avant toute réduction.

* Le taux de TVA applicable. Sauf si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA. Dans ce cas, vous devez porter la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI ».

* Les sommes dues. Pour chaque taux de TVA doivent apparaître le total HT, le montant de la TVA et le total TTC.

* Les réductions de prix (rabais, remises ristournes) doivent être indiquées par ligne de produits concernées. Les réductions de prix (rabais, remises ou ristournes) qui ne peuvent être rattachées à un produit particulier doivent aussi être précisées. Par exemple, les réductions liées au montant global de la facture ou au mode de paiement.

* Si vous êtes membre d'un CGA (centre de gestion agréé), ajoutez dans ce cas la mention: « Membre d'une association agréée, le règlement des honoraires par chèque est accepté ».

* Si vous êtes une micro entreprise, ajoutez dans ce cas la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI. ».

* Pour les livraisons intracommunautaires, la mention suivante doit être portée sur les factures : « Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI. »

* L'échéance de paiement. Attention, les mentions floues du genre « payable à 30 jours fin de mois » sont fortement déconseillées. Il faut une date de règlement précise sur le modèle jour/mois/année. La mention « paiement comptant à réception de la facture » est tolérée.


Conserver mes factures clients

La facture est une note détaillée des prestations que vous avez effectuées ou des marchandises que vous avez vendues à vos clients. C'est pour les deux parties la preuve que vous avez bien réalisé ou vendu la prestation ou le produit.

La facture a donc une valeur juridique importante, c'est aussi un document comptable afin de tenir une comptabilité de vos ventes. La facture sert de preuve à l'existence d'un contrat, de justificatif comptable, de support à l'exercice des droits sur la TVA et de référence au contrôle de l'impôt.

La loi exige que «tout achat de produit ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fasse l'objet d'une facturation». Par ailleurs, l'établissement d'une facture est obligatoire dans le cas d'une prestation de services entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 15 euros.

Selon les administrations, l'original et la copie doivent être conservés pendant 3, 6 ou 10 ans. Par sécurité, retenez donc le délai maximum.

La facture est aussi un document commercial. Elle doit témoigner de votre professionnalisme. Pensez à les présenter de façon agréable et soignez votre promotion. Ainsi, mettez en valeur votre raison sociale et votre adresse. Le numéro de téléphone ou le courrier électronique sont aussi de bon moyen de permettre aux clients de vous contacter ultérieurement.

Classez là soigneusement et faites régulièrement une analyse des ventes que vous avez faites, relancez les clients pour leur paiement, comparez le montant des factures et des devis correspondants, vérifier votre efficacité commerciale en regardant si vos devis se transforment en factures.

Eviter les impayés

Lors de la vente, vos conditions de règlement doivent être clairement indiquées sur devis et factures. Ne commencez pas un travail avec un client sans lui avoir fait signer le devis. Demandez-lui un acompte avant de commencer, qui vous permettra de limiter le risque. Eviter d'effectuer à nouveau un travail pour un client qui ne vous a pas encore payé votre prestation précédente. Suivez bien les factures à émettre et n'oubliez pas d'envoyer rapidement votre facture une fois le travail terminé.

Malgré les précautions prises, que faire si votre client ne vous paie pas ?

S'il refuse de vous payer en raisons de malfaçon, vous rédigez une note sur la réception des travaux et les réserves que le client vous a faites. Vous signez tous les deux la note. Vous vous référez au devis détaillé signé par le client. Si le client a raison, vous devez reprendre les travaux dans un délai rapide. Sinon, vous rédigez une note en précisant vos désaccords, vous signez tous les deux cette note, au final, c'est le tribunal qui pourra trancher sur le respect ou non des prestations prévues sur le devis. Il est préférable de régler à l'amiable ces désaccords, éventuellement en faisant de part et d'autre appel à des experts.

S'il vous règle avec un chèque sans provisions, le client vous est toujours redevable des sommes qu'il vous doit. Vous devez faire établir un certificat de non paiement par un huissier et engager une procédure de recouvrement.

Faites vos rappels de paiement par écrit et gardez une copie de vos envois, faites appel à un conseil spécialisé (conseil juridique, notaire, huissier)

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