E-mails, courriers, coups de fil : faire le tri

Apprendre à gérer son courrier classique, sa boîte mail et ses appels téléphoniques, c’est gagner en temps et en efficacité. Adoptez une méthode de classement et de tri dès la rentrée pour ne plus vous laissez déborder.

Haros sur les piles de courrier en attente. Dès votre arrivée au bureau, prenez connaissance de l’ensemble du courrier reçu. Classez immédiatement vos documents et reportez sur votre agenda tous les réponses faites ou à faire pour éviter tout oubli. Une pile de paperasses qui s’entasse sur le bureau est le signe d’une mauvaise organisation. Evitez également de tout garder (catalogues, magazines, rapports…) sous prétexte de vous constituer une documentation. Bien souvent ce qui devait constituer des archives, fini par n’être qu’un tas de papiers qui encombre votre espace de travail.

Faire place nette dans sa messagerie. Le courrier électronique se gère de la même manière que le courrier classique. Prenez l’habitude de classer immédiatement tout message lu et traité. Classez vos e-mails dans des dossiers thématiques (projets, clients…). Vous pouvez également adopter la méthode du "Trusted trio". Le principe consiste à trier vos messages dans trois catégories : le dossier "Action" comprendra tous les e-mails auxquels vous devez répondre immédiatement. Le dossier "Attente" recevra tous les messages qui nécessitent la recherche d’informations complémentaires avant de donner suite. Enfin, le dossier "Archive" sera consacré aux e-mails traités et qui sont importants à conserver. N’hésitez pas à jeter à la Corbeille pour tous les messages sans importance. Votre boîte de réception doit être toujours vide à la fin de la journée. Accordez-vous une ou plusieurs plages horaires dans la journée pour traiter et classer l’ensemble de vos messages. Cela vous évitera d’interrompre votre travail à chaque nouveau message reçu. Répondez de façon brève aux messages reçus en indiquant avec précision l’objet du message. Si votre interlocuteur a besoin d’informations plus développées, décrochez votre téléphone.

Gérer les appels téléphoniques. Une réunion à préparer, un rapport à rédiger, une tâche urgente à terminer… A certains moments de la journée, la sonnerie de votre téléphone peut être malvenue. Apprenez à ne pas décrocher systématiquement quand on vous appelle pour éviter toute dispersion et restez concentré sur votre travail. A moins que vous n’attendiez un appel très important, n’hésitez pas à activer votre répondeur et à placer votre portable sur messagerie pour ne pas être interrompu dans votre travail. Si l’objet de l’appel était important ou urgent, votre interlocuteur ne manquera pas de vous laissez un message. Vous pourrez dès lors préparer tous les éléments nécessaires (dossiers, informations) avant de le recontacter à un moment plus propice de la journée.

Si la gestion de votre courrier classique ou électronique ou de vos appels téléphoniques constitue un handicap quotidien, vous pouvez suivre dans le cadre du DIF une formation pour être plus efficace. De nombreux organismes proposent des modules consacrés à ces thématiques.

En savoir plus :Dix conseils pour bien gérer ses mails entrants

Dans ce dossier du Journal du Net, suivez les dix conseils de Frédéric Jousset, co-directeur de Webhelp pour que votre messagerie ne déborde plus