L'arrivée du salarié : Intégrer le nouveau

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Quel que soit le salarié recruté (apprenti, personne expérimentée, en CDD ou en CDI, à temps plein ou partiel, en contrat de professionnalisation…), une bonne intégration dans l’entreprise nécessite de la motivation et de l’investissement personnel. Mais le chef d’entreprise et / ou ses collaborateurs directs ont leur part de responsabilité dans une intégration réussie. A chacun donc d’y mettre du sien… et de s’organiser en conséquence. Cet article fait suite à  « Préparer l’accueil d’un nouveau salarié ».

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Cela signifie, pour le chef d’entreprise, ou la personne en charge de l’accueil, « de se consacrer exclusivement à cette tâche, pour un temps donné ». Il faut donc :

Veiller à ne pas être pollué par des appels téléphoniques ou un dossier en cours.

Refermer les dossiers afin de respecter l’organisation prévue.

Echanger avec lui dans des conditions optimales.

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L’entretien d’accueil ne nécessite pas d’y consacrer beaucoup de temps mais doit être convivial, en offrant par exemple un café, pour permettre au nouveau salarié de dissiper ses appréhensions en posant toutes les questions pratiques liées à son nouvel emploi.

Dans le même temps, il faut vérifier si les formalités administratives ont été remplies.

Donner les éléments nécessaires aux missions affectées : vêtements de travail, codes d’accès, mallette à outils, téléphone portable, instructions pour l’utilisation d’une machine ou d’un véhicule…

Remettre le livret d’accueil dûment renseigné et à en prendre connaissance ensemble.

Lire les différentes consignes, éléments de sécurité et / ou du règlement intérieur et vérifier que chaque point a été compris.

Faire un point rapide le soir du premier jour : le flot d’information, la rencontre avec de nouveaux collègues, la confrontation à de nouvelles tâches nécessitent de se poser quelques instants avec le nouveau salarié. On vérifie ainsi que les informations données ont été enregistrées, on apporte des explications complémentaires et on régule si nécessaire. Laisser s’instaurer des doutes, mêmes minimes, dès le premier jour, entraîne automatiquement un sentiment de frustration, de mécontentement voire une démotivation.

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Qu’elle soit grande par la surface des locaux, qu’elle dispose de plusieurs annexes, que le salarié soit affecté au siège ou dans une antenne, celui-ci doit être en mesure, au terme de la première journée, de se repérer physiquement sur son lieu de travail et de situer ses collaborateurs directs.
Grâce à la visite de l’entreprise, il en aura ainsi une approche globale et comprendra mieux son rôle, et ce que l’on attend de lui.

Situer les lieux ressources : le dépôt pour un employé du bâtiment, le photocopieur (et son utilisation) pour un employé administratif, le vestiaire pour un mécanicien, la lingerie pour une coiffeuse, les garages des véhicules…

Situer les lieux de vie de l’entreprise : distributeur de boissons, toilettes, salle à manger…

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La période d’essai permet à l’employeur de tester les aptitudes du salarié à l’emploi proposé et au salarié d’apprécier si les conditions de travail et l’emploi lui conviennent. Si elle n’est pas obligatoire, elle peut être prévue dans le contrat de travail ou la convention collective et rompue librement, renouvelée une fois et surtout faire l’objet d’une évaluation. En effet, celle-ci doit être abordée comme un délai de réflexion, comparable à celui de fiançailles…

Indiquer au nouveau salarié que sa période d’essai va être évaluée, par son parrain (tuteur) par exemple, et ponctuée d’un entretien d’évaluation. Ce dernier lui fait part des tâches et compétences évaluées et lui présente la grille d’analyse.

Effectuer l’entretien d’évaluation : il convient de ne pas le conduire entre deux portes, donc d’y affecter du temps, et d’y associer le parrain ou tuteur. Il peut être programmé à la fin d’une semaine et doit être compris dans le temps de travail. Le chef d’entreprise, le parrain et le nouveau salarié pourront ainsi balayer les points suivants, en s’appuyant notamment sur les notes prises depuis l’arrivée du salarié :

  • Vérification de l’autonomie : potentiel à prendre des initiatives, à rechercher des informations.
  • Organisation dans le travail : points forts, faibles et à améliorer.
  • Analyse des résultats (qualitatif et quantitatif) : cohérence entre les compétences annoncées et celles démontrées in situ.
  • Respect des consignes / de la hiérarchie : la sécurité et l’hygiène au travail (port du casque sur le chantier par exemple) et conformité d’exécution.
  • Capacité d’adaptation : réaction face aux nouveaux modes de travail / techniques…
  • Comportement professionnel : esprit de coopération, intégration, sociabilité, progrès souhaitables…
  • Besoin de formation complémentaire intra entreprise ou en externe : sur l’utilisation d’un logiciel, d’un outil ou d’une machine, sur la maîtrise d’une technicité spécifique ou d’une technologie.

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L’employeur ou la personne en charge de superviser ou de l’accompagner doit être attentif à responsabiliser au plus tôt le nouveau salarié, pour qu’il soit rapidement en mesure de prendre la main sur son activité et de faire ses preuves.

Planifier avec lui les tâches et missions pour les premiers jours : celles-ci doivent être très concrètes et mesurables, c'est-à-dire évaluées. C’est aussi un moment pour donner des consignes et des objectifs clairs et de les répéter régulièrement s’ils ne sont pas compris immédiatement.

Le présenter aux clients et fournisseurs avec lesquels il sera souvent en contact : pour chaque partie, cette présentation facilitera la prise de contact. Les relations en seront plus détendues et les erreurs éventuelles seront plus facilement corrigées.

Si le nouveau salarié est un jeune fraîchement diplômé, lui laisser le temps de découvrir son poste : cette situation est toute nouvelle pour lui, il se trouve dans une situation totalement différente de l’environnement scolaire ou universitaire qu’il a jusqu’alors côtoyé. Il convient donc de lui affecter des tâches simples, qui ne nécessitent pas d’expérience spécifique.

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Dans le terme d’ « observation », on n’entend pas ici « flicage » mais plutôt de repérer et mettre en oeuvre les bonnes pratiques dès le début dans le poste. Tout comme il a fallu se rendre disponible au moment de l’accueil ou pour la « mise en route » du nouveau salarié, la période d’intégration dans l’entreprise engendre une nécessaire observation de la part de l’encadrant.

Corriger les erreurs dès qu’elles se présentent : il peut s’agir de méthodes opératoires strictes (process de fabrication du pain) comme de techniques spécifiques à l’entreprise.

Mettre l’accent sur la rigueur, la méthode et la qualité de travail : ranger systématiquement le chantier ou la laboratoire avant de le quitter, soigner les finitions… : ces éléments sont à respecter scrupuleusement dans le cadre d’une démarche qualité et sont porteurs de la « marque » de l’entreprise.

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