L'arrivée du salarié : Préparer l'accueil du nouveau

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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L’accueil d’un nouveau salarié diffère selon la taille, le secteur d’activité de l’entreprise et son organisation interne. Souvent négligée, cette phase, préalable à l’intégration et qui fait suite au recrutement, occupe pourtant une place décisive : elle augure du bon déroulement qui suivra. La personne qui sera en charge de l’accueil du nouveau salarié peut ne pas avoir été associée au recrutement : elle prendra connaissance du dossier d’embauche pour mener à bien sa mission.

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Le contrat est signé et la date d’embauche arrêtée : il faut maintenant « bloquer » du temps sur son calendrier pour organiser cet accueil.

  Du temps en amont, qui est un temps de préparation (voir ci-dessous). Parallèlement, il est impératif d’informer les collègues et toutes les personnes concernées du jour d’arrivée du nouveau salarié et des missions qui lui sont affectées.
Du temps le jour d’arrivée (voir parfois dans les jours qui suivent) pour accueillir physiquement et matériellement dans de bonnes conditions.

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L’accueil d’un nouveau salarié nécessite des aménagements : les anticiper, c’est la meilleure façon de débuter une collaboration dans de bonnes conditions. Et ce même s’il souhaite par la suite apporter quelques modifications.
 

Si c’est une création de poste, une nouvelle organisation est à envisager : équipes de travail, affectation de véhicule, de bureau, d’outils ou machines, d’ordinateur…
Si c’est en remplacement d’un autre salarié : on vérifiera l’opérationnalité de l’ensemble du poste de travail. Par exemple, faut-il changer le numéro de ligne directe ? L’ordinateur est-il toujours fonctionnel ? Le nouveau salarié parviendra t’il à s’insérer dans telle équipe de travail ?
Si l’on se trouve dans un « glissement » de poste et / ou de responsabilité combiné avec une embauche pour remplacement : on reprendra l’ensemble des préconisations énumérées ci-dessus.

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Fixer le rendez-vous avec le nouveau salarié en lui téléphonant pour lui confirmer date, heure et lieu d’embauche, lui indiquer le nom de la personne qui le recevra et le déroulement de la phase d’accueil. On peut également lui adresser par mail un certain nombre d’informations de base telles que son numéro de poste interne et de ligne directe, son adresse de courriel, les noms et numéros de poste des responsables réseaux et administratif, le type de véhicule ou le matériel qu’il utilisera et leurs modalités d’utilisation.

Prévoir un lieu calme pour le recevoir et vérifier que ce lieu soit disponible, c'est-à-dire qu’il ne soit pas envahi de courriers en vue d’un mailing ou occupé par le cabinet comptable présent dans l’entreprise précisément ce jour là…

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Celle-ci prendra plus ou moins de temps suivant la taille de l’entreprise et / ou le choix des services visités. Dans tous les cas, elle permet une approche globale du fonctionnement de l’entreprise, qui s’impose même si le nouveau salarié est amené à travailler seulement dans une petite partie de l’entreprise.  

Organiser la découverte de l’entreprise : plus qu’une simple visite, c’est une démarche pédagogique. Il faut donc être en capacité de répondre (ou de trouver les réponses) à « qui fait quoi ? » et « comment ça marche ? » Prévoir des exemples significatifs de réalisation, des anecdotes sur un produit ou le fonctionnement d’une machine est un bon moyen pour « accrocher » le nouveau salarié… qui va être submergé d’informations dans un temps relativement court.

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Là encore, chaque entreprise aura sa politique propre. Le parrain sera peut-être la personne en charge de l’accueil, et dans une TPE il aura également effectué le recrutement… Peu importe, il convient de retenir le concept de « parrain », c'est-à-dire de « facilitateur de l’intégration ». On le choisira en fonction de plusieurs facteurs :

  • Degré de collaboration entre les deux individus (seront-ils conduits à travailler ensemble en permanence ou ponctuellement ?),
  • Dépendance hiérarchique,
  • Ancienneté dans l’entreprise,

  • Personnalités des deux individus,
  • Capacité pédagogique,

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Peu de PME ou TPE disposent d’un livret d’accueil et / ou d’un livret de suivi du salarié. Certaines
organisations professionnelles, chambres consulaires ou cabinets comptables proposent de créer ou d’adapter ce type de documents.

Le livret d’accueil comporte des informations de plusieurs types. Prévoir par exemple, en page de garde : logo de l’entreprise, nom du nouveau salarié, son poste et nom de son parrain. Page suivante : mot d’accueil du dirigeant, date et émargement.

  • L’entreprise : ses caractéristiques générales (nombre de salariés, coordonnées du siège, nom du dirigeant, organigramme…) et son activité.
  • Le travail : poste du nouveau salarié (intitulé du poste, fonctions et missions) et organisation du travail (liens hiérarchiques, collaborateurs directs, environnement spécifique comme l’application de normes par exemple).
  • La vie dans l’entreprise : règlement intérieur, sécurité au travail, horaires de l’entreprise, de l’ouverture aux clients, localisation des toilettes et de la salle de restauration (plan de l’entreprise).  

Le livret de suivi : chaque salarié évolue au gré de l’entreprise, le livret de suivi permet de capitaliser des informations sur sa vie au sein de l’entreprise.

  • Documents concernant son entrée dans l’entreprise : CV, lettre de motivation, date d’entretien, date d’embauche, copie des diplômes…Fiches de poste (initiale et les éventuelles suivantes, avec les dates).
  • Justificatifs de formation en cours d’emploi.
  • Comptes-rendus des entretiens professionnels.

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Un certain nombre de questions va émerger lors de l’entretien d’accueil, de la visite de l’entreprise ou à la lecture rapide du livret d’accueil. En effet, tout est nouveau pour la personne accueillie : l’environnement, les collègues, l’organisation, voire le type d’entreprise ou le service où elle est affectée. Pour préparer ces questions, on tentera donc de répondre à celle-ci : « quelles sont les informations qui devraient intéresser le nouveau salarié ? »

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