La gestion du temps

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

temps-argent-1.jpg

1/ Quelques citations

"Plus on dispose de temps pour faire un travail, plus ce travail prend du temps". (Parkinson)
"Quand il est urgent, il est déjà trop tard". (Talleyrand)
"Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut gérer rien d’autre". (Peter Drucker)
"Le paradoxe du temps c’est que rares sont ceux qui estiment en avoir suffisament, alors que chacun dispose de sa totalité". (J.L. Servan-Shreiber)
"Le temps est l’élément le plus impitoyable et le moins flexible de notre existence".
(Ted W. Engstrom)
"L’essentiel dans votre vie est finalement votre temps".(Alain Lakein)
"Maîtriser son temps, c’est maîtriser sa vie". (Alain Lakein)

2/ Définir une notion complexe : le temps

Ce qui fait la diversité et la complexité des problèmes d’organisation dans le temps, c’est précisément que le temps n’est pas un ensemble d’éléments homogènes et présente une variété d’aspects.

Le mot "temps" recouvre plusieurs notions qui conduisent à utiliser des outils variés pour analyser ce qui se passe et prévoir ce qu’il faudrait réaliser.

Notions Définitions Exemples
Moments ou instants Il s’agit de la localisation temporelle ou situations des événements par rapport à une échelle conventionnelle.

date de relance

date de rendez-vous

Durée ou délai C’est le temps passé ou « volume temps » entre le début et la fin de réalisation d’une tâche, d’un travail. durée de frappe d’une lettre,
durée d’une réunion,
délai de livraison
terme d’un prêt.
Ordre ou priorités Contraintes dans l’enchaînement des opérations qui déterminent les relations d’antériorités. -chronologie de réalisation d’une lettre :
• prise de notes,
• frappe de la lettre,
• relecture, signature,
• envoi.

3/ Pourquoi la gestion du temps ?

Pour une meilleure utilisation, le temps doit d’abord être consacré à des tâches prioritaires entrant de façon certaine dans le champ des objectifs fixés. Il est donc important de connaître l’emploi de son temps afin de savoir :

  • ce que l’on fait,
  • ce que l’on a à faire,
  • et comment on le fait.

4/ Comment gérer le temps ?

Mener à bien une activité suppose l’accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé. Le processus de gestion du temps se déroulera dans de bonnes conditions si les règles suivantes sont respectées :

a/ détermination des objectifs -motivation
  • fixation de délais
  • concentration des efforts pour atteindre le but fixé
b/ planification
  • préparation du travail
  • exploitation optimale du temps disponible
  • réduction du temps d’exécution
c/ prise de décision
  • choix des problèmes essentiels
  • classement des tâches selon leur
    importance
d/ organisation dans le temps
  • action plus productive
  • concentration sur les tâches essentielles
e/ contrôle du déroulement du travail
  • vérification des résultats
  • comparaison prévu/réalisé

La définition des objectifs

Définir des objectifs signifie :

  • avoir une vision du futur, c'est-à-dire établir de manière claire les besoins, les intérêts, les souhaits, les tâches,
  • orienter les actions en vue d’atteindre ces objectifs.

La détermination des objectifs

L’objectif est :

  • un critère d’appréciation pour mesurer la performance d’une action,
  • un instrument pour apprécier l’efficacité de l’exécutant.

Les objectifs doivent être :

  • concrets : réaliser quelque chose en un temps donné,
  • réalistes : rien ne sert d’envisager quelque chose qu’on ne pourra pas faire,
  • motivants, donc susceptibles de mobiliser l’énergie,
  • mesurables : il faudra pouvoir déterminer s’ils ont été atteints ou non.

Il est nécessaire d’avoir une vue globale de son activité à plusieurs échéances :

  • De quelles missions suis-je chargé(e) ?
  • Cela se traduit par quels résultats à obtenir dans l’année ?
  • Ce mois-ci ? Cette semaine ? Aujourd’hui ?

La planification des activités

La planification est l’organisation du déroulement du travail pour des périodes définies à venir. La planification vise à assurer la meilleure utilisation du temps, c'est-à-dire :

  • à employer le temps disponible pour les activités les plus rentables et les plus performantes,
  • à atteindre dans le minimum de temps les objectifs recherchés.

La condition d’une bonne planification du temps est d’établir en permanence une liste de toutes les tâches à accomplir (liste de contrôle) et de les regrouper selon l’échéance de réalisation (court, moyen, long terme).

La prise de décision

L’une des plus grandes difficultés que l’on rencontre dans l’organisation du travail quotidien est l’affectation d’un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. La tendance naturelle à agir et la vision à court terme amènent souvent à faire d’abord à ce qui semble urgent.

Un outil utile pour établir des priorités claires qui tiennent compte à la fois de l’urgence et de l’importance est la matrice de priorité (Principe d’Eisenhower) :

Importance de la tâche/Urgence de la tâche
Tâche non urgente
Tâche urgente
Tâche importante

Tâche importante non urgente

à planifier

Tâche importante et urgente

à exécuter en priorité

Tâche peu importante

Tâche peu importante et non urgente

à laisser de côté

Tâche peu importante mais urgente

à déléguer si possible

L’importance et l’urgence doivent être précisées ; or, pour le responsable, toute tâche est en général importante et urgente. Il faut donc être perspicace pour établir les priorités. La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi de son cycle personnel d’efficacité.

Importance et urgence
Un accord entre le responsable et l’assistant doit être établi au sujet des priorités : l’assistant classe les tâches courantes dans l’ordre de priorité et soumet cette liste au responsable.

Le cycle personnel d’efficacité
Chaque personne doit prendre conscience des périodes où elle travaille plus vite et mieux :

  • dans la journée (tôt le matin ? l’après midi ? le soir ?)
  • dans la semaine (quel jour ?)

Avantages de la détermination de priorités
En classant les tâches selon leur priorité, on s’assure :

  • de travailler uniquement sur les tâches importantes ou nécessaires,
  • de traiter les affaires selon leur degré d’urgence,
  • de se concentrer chaque fois exclusivement sur une tâche,
  • d’atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances,
  • d’éviter de laisser des tâches inachevées.

Deux mots clés
Monochrone

Se dit d’une personne qui voit le temps plutôt comme une ressource quantitative à optimiser, à rationaliser, à contrôler. Dans l’action, il se concentre sur la tâche en respectant des modalités précises (horaires, objectifs) : "une chose à la fois", "chacun son tour".

Polychrone
Se dit d’une personne qui accorde souvent une plus grande importance à la personne, à l’informel, au contexte. Sa vision est plus spirituelle, plus symbolique : "plusieurs choses à la fois, sans ordre strict";

Les aides à la prise de décision

Le principe de Pareto – règle des 20/80
Le principe de Pareto affirme qu’au sein d’un groupe ou d’une population définie, une faible partie représente un poids bien plus élevé comparé à sa propre proportion correspondante dans ce groupe ou cette population.

Ce principe, appliqué au temps, peut se résumer ainsi : "attaquer les problèmes essentiels peu nombreux avant les problèmes secondaires nombreux".
Le tableau ci-dessous fait ressortir cette pratique générale appliquée à la gestion du temps et à inverser :

Temps utilisé
Problèmes à résoudre
Résutlats obtenus
80 %
Nombreux problèmes d'ordre secondaire
20 %
20 %
Problèmes essentiels peu nombreux
80 %

L’analyse ABC
Cette méthode est un dérivé de la méthode précédente. La technique de l’analyse ABC repose sur l’expérience pratique suivant laquelle la proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tâches. Les différentes tâches sont classées en trois catégories selon leur degré d’importance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :

Nature des tâches
% par rapport au volume total des tâches
Valeur de ces tâches pour atteindre les objectifs
Groupe A : tâches très importantes
15 %
Groupe B : tâches importantes
20 %
20 %
Groupe C : tâches moins importantes ou sans importance
65 %
15 %

L'organisation du temps

Estimation des temps

La loi de chronobiologie

La durée de toute tâche planifiée aura une tendance naturelle à se rapprocher de l’échéance chronobiologique la plus proche et l’horloge chronobiologique est "discrète" et avance par à coups (les unités de temps chronobiologique sont la journée, la semaine, la saison, l’année).
Illustrations : tout travail prévu pour 3 jours prendra une semaine, inutile de planifier une étude de 8 jours : le travail se finira le vendredi suivant, tout lancement prévu en mai se fera pendant l’été, etc.

Le syndrome de l’échéance
Une échéance officielle, prévue et annoncée, organisée suffisamment longtemps à l’avance, peut se transformer en échéance biologique pour les acteurs du projet et peut donc, en conséquence, être respectée. Mais le stress doit être suffisant pour vaincre les tendances biologiques internes, avec un caractère officiel (réunion de validation,…), public (réunion avec des tiers, présentation de résultats,…), incontournable (objet concret à produire, dossier, démonstration,…), et enfin, irréversible : les convocations sont parties depuis longtemps…

La théorie CQFD (C’est Quasiment Fini Demain)
Toute tâche commencée atteint un niveau d’avancement de 90 % environ, beaucoup plus rapidement que prévu…mais s’y stabilise beaucoup plus longtemps que prévu. Pour contrer cette dérive, un autre extrême (utilisé dans de très gros projets) consiste à mesurer l’avancement des tâches de façon binaire : finie/pas finie.

L’allocation des ressources

Toute planification élaborée à l’aide de ces différentes techniques ou méthodes (souvent utilisées conjointement) doit être vérifié sous un autre aspect : le taux d’occupation des ressources.

Pour ce faire, on traduit le planning général du projet en autant de plannings détaillés individuels que de ressources affectées sur le projet, ces plannings individuels permettent de vérifier un certain nombre de contraintes d’organisation du projet :

  • Les ruptures de charge : les personnes affectées sont-elles occupées à 100 % durant tout le temps où l’on a besoin d’elles ?
  • Le taux de charge : certaines ressources ne sont peut-être pas utilisables à 100 % de leur temps (réunions extérieures, fonctions de support, affectations partielles,etc...).
  • la montée en charge progressive : l’arrivée et la mobilisation des effectifs sur le projet doit suivre une courbe « en cloche » afin de faciliter la gestion des ressources humaines (intégration dans les équipes, formation ou apprentissage, etc…).

La démarche pour gérer le temps

Malgré une planification ordonnée, certaines interruptions ou digressions sont inévitables.

Les pertes de temps

Gérer son temps est indispensable, à la fois pour déployer dans l’entreprise une efficacité maximale et pour préserver son propre équilibre. Les pertes de temps sont dues essentiellement à des défauts de comportement ou d’organisation personnelle.

Les perturbations externes, les plus apparentes, ne sont pourtant pas les causes de pertes de temps les plus importantes, exemple : appels téléphoniques, visites imprévues, bruits extérieurs.

Diverses pertes de temps sont imputables à l’organisation de l’entreprise :

  • Information insuffisante en raison d’une mauvaise communication avec les responsables ou les collègues ; d’où recherches, attentes…
  • Réalisation de tâches inutiles ou peu importantes qui auraient pu être effectuées par d’autres personnes.
  • Réunions trop longues, trop fréquentes.

La majorité des pertes de temps est due à une mauvaise gestion personnelle de son temps. Par son comportement, la personne s’impose des tâches diverses :

  • elle ne sait pas dire non à une demande,
  • ne faisant pas confiance aux autres, elle veut tout faire elle-même,
  • elle est perfectionniste et peaufine inutilement certains travaux,
  • elle est étourdie, négligente, et doit recommencer divers travaux.

Elle ne sait pas s’organiser :

  • elle ne fait pas de prévisions précises et exécute les tâches comme elle se présentent,
  • elle ne s’interroge jamais sur l’urgence ou l’importance d’une tâche.

Les règles simples pour gagner du temps

  • Entre deux moyens d’exécution, choisir le plus rapide.
  • Eviter les interruptions pour se concentrer sur le travail à faire.
  • Terminer tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train).
  • En accord avec le responsable, savoir déléguer…mais contrôler les résultats.
  • Se ménager des pauses et des plages de sécurité pour les imprévus.
  • Pour transmettre une information simple, au lieu d’écrire une lettre est-il possible de téléphoner, ou, mieux, envoyer un mot par télécopie ?
  • Grouper les appels téléphoniques à donner ; prévoir des plages pour les rendez-vous.
  • Ne pas se laisser accaparer par les collègues ; savoir refuser.

Le suivi et le contrôle des résultats

La réalisation de l’activité doit être suivie et contrôlée ; une fois achevée, elle doit être évaluée. Il est possible d’opérer selon les étapes ci-dessous :

  • suivre le processus de réalisation dans le temps,
  • mesurer les écarts entre les prévisions et les réalisations, grâce aux indicateurs mis en place,
  • utiliser des représentations graphiques pour mesurer l’avancement des activités et fixer des seuils d’alarme,
  • ajuster les prévisions aux réalisations à des moments déterminés à l’avance,
  • contrôler l’évolution de coûts,
  • comparer les résultats à l’objectif prévu.

5/ Quels outils, quelles techniques pour améliorer la gestion du temps

Le pendulage

Cette méthod,e fondée sur le chronométrage, permet d’évaluer la moyenne de temps nécessaire à l’exécution de travaux administratifs répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l’exécution d’une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature.

Temps d’exécution moyen d’une tâche = temps global/nombre de tâches

Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d’organiser le travail. Le temps d’exécution moyen d’une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires :

  • estimer le temps global nécessaire pour un travail donné et de la planifier,
  • évaluer le nombre d’employés à affecter à une activité,
  • déterminer les moyens supplémentaires à envisager : augmentation de l’effectif, des moyen matériels.

L’auto-analyse continue

La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’auto-analyse continue. Elle est basée sur l’enregistrement, par l’exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d’exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’autopointage.

La planification

Ordonnancer des activités, les planifier, c’est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l’utilisation des moyens : hommes, machines.

La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. Elle se décline en trois étapes :

  • Définir les tâches et préciser le délai d’exécution :
    • Quel travail à exécuter ?
    • Quel volume (nombre de documents…) ?
    • Quelle difficulté ?
    • De quel délai dispose-t-on ?
    • Quel temps d’exécution prévoir ?
  • Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps
    • Quel outil d’ordonnancement choisir ?
    • Comment réaliser la planification ?
    • Quelles sont les tâches les plus urgentes ?
    • Quelles sont les priorités ?
    • Quelles sont les antériorités ?
  • Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu
    • Le planning est-il respecté ?
    • Comment faire face aux imprévus : absences, pannes, urgences

La méthode N.E.R.A.C

Noter
Dans la colonne "Activités", sans s’occuper de l’ordre chronologique ni être limité par leur durée, on note toutes les activités, toutes les tâches à exécuter durant cette semaine.

Estimer
A chacune des tâches de votre liste, on attribue une durée approximative notée dans la colonne « Durée prévue ».

Réserver
L’estimation des durées ne peut être faite avec certitude : il faut "prévoir large" de façon à réserver du temps pour les imprévus. On considère généralement que 60 % du temps seulement peut être planifié.

Arbitrer
Il faut établir des priorités en se posant pour chaque tâche la question : "Est-ce urgent ou important ? Ou simplement urgent ? Est-ce important mais non urgent ?"

Pour chaque tâche de la liste, on complète d’abord les colonnes "Important"et/ou "Urgent" (de + + à - -) puis on arbitre en complétant les colonnes "Décision" et "Quand ?" ("A faire cette semaine ?" prévoir le jour dans la colonne
"Quand ?" - "A reporter plus tard" – "A rejeter")

Contrôler
Durant la semaine, on raye au fur et à mesure les activités réalisées et on compare la durée réelle et la date de réalisation (à noter dans la colonne "Contrôle") avec la durée et la date prévue.

Puis en fin de semaine on fait le point (tâches prévues qui n’ont pu être réalisées, tâches accomplies qui n’avaient pas été prévues) et on analyse : comment remédier aux écarts entre prévisions et objectifs ?

Fiche pour établir des priorités - Semaine du .../.../... au .../.../...
Activités
Durée prévue
Important
Urgent
Décision
Quand ?
Contrôle

 

 

 

 

           

Les agendas
Pour les activités courantes, l'indispensable agenda-papier sert d'aide-mémoire et de base pour l'organisation du travail. C'est l'outil de planification le plus courant. L'agenda électronique peut être à usage individuel ou à usage collectif. C'est alors un agenda classique tenu sur ordinateur.

Les plannings et échéanciers
Un planning permet de :

  • visualiser les prévisions concernant l'exécution d'un travail, le déroulement d'une activité,
  • suivre l'exécution des différentes phases,
  • réaliser des contrôles sur l'avancement des travaux.

Quand il s'agit d'activités exceptionnelles, le planning peut être réalisé sur une simple feuille de papier. Le planning à fiches en T est utilisé quand l'activité envisagée fonctionne par unités de temps complètes. Le planning à gouttières s'adapte à tous les problèmes. Les plannings électroniques – logiciels de gestion de projet – permettent de gérer un projet.

Un échéancier permet de classer des documents à la date à laquelle ils doivent être traités.

La méthode QQOQCCP
Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? Elle est aussi appelée "Hexamètre mnémotechnique de Quintilien".


Publié dans Gestion du temps

Pour être informé des derniers articles, inscrivez vous :
Commenter cet article
L
<br /> Merci pour ce texte. un bon logiciel de gestion du temps par projet aide également énormément.<br /> <br /> André.<br /> <br /> <br />
Répondre