Le classement : un incontournable en entreprise

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Le classement ! Le parent pauvre du secrétariat, le mal aimé, celui auquel on pense après tout le reste et qu’on s’empresse de confier à la stagiaire…
Pourtant, un classement bien fait rend d’énormes services ! On évite de se stresser, on gagne du temps, voire de l’argent, car dans certains cas le coût d’un document non retrouvé peut être important.
Le classement est souvent le point névralgique du secrétariat voire de l’entreprise. Il est pourtant indispensable et mérite donc que l’on y accorde un peu d’attention.

Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement

Il n’existe pas de modèle type de classement. Le « bon classement » n’existe pas dans l’absolu. Un classement est bon, quand le manager, en l’absence de sa secrétaire, y retrouve tout ce qu’il y cherche.

Quelles conditions le classement doit-il remplir pour cela ? Il doit être accessible, à jour, épuré et fiable :

  • Être accessible : le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode.
  • Être à jour : la corbeille « classement en attente » est vide.
  • Être épuré : il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le classement (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc.).
  • Être fiable : Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur, la date d’emprunt.

Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité.

Créer, refondre un classement

Pour la création, comme pour la refonte d’un classement, deux éléments sont à prendre en compte : l’analyse de l’existant et les besoins des utilisateurs. Un QQOQCP peut s’avérer très utile pour effectuer cet audit.

L’analyse de l’existant

Pour la refonte d’un classement, comme pour tout projet, il faut prendre en compte l’existant. Il faut l’analyser pour pouvoir le critiquer et imaginer des solutions plus satisfaisantes. L’analyse de l’existant passe par l’inventaire des dossiers. Cette étape est fastidieuse, mais elle seule permet de prendre la mesure de la situation. Cette analyse met en évidence les titres peu précis, les doublons, les dossiers trop vieux destinés aux archives.

Les besoins des utilisateurs

Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc pour le mettre en place, à partir des demandes, c’est-à-dire de l’utilisation qu’on en a.

QQOQCP

    Pourquoi ?
Qui ? Qui utilise les dossiers ? Pour quelle raison ?
Quoi ? Quels documents composent les dossiers ?
Où ? Où sont rangés les dossiers ?
Où les consulte-t-on ?
Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant »)
Combien ? Combien de dossiers ?

Les différents types de classement

Il existe trois grandes méthodes. Toutes les autres sont des variantes ou des combinaisons. Le choix sera fonction du volume du classement (nombre de dossiers) et de sa nature. Bien entendu, plusieurs méthodes peuvent cohabiter dans un même classement.

La première question à se poser est : les dossiers sont-ils des dossiers homogènes ? C’est-à-dire dont le contenu est similaire. C’est le cas des dossiers clients, dossiers fournisseurs ou dossiers du personnel. Sont-ils des dossiers hétérogènes ? C’est-à-dire tous les autres ?

La méthode alphabétique

Elle est bien adaptée au classement des dossiers homogènes, comme hétérogènes quand ils ne sont pas trop nombreux.

  • Avantages : facilité d’accès et de reclassement.
  • Inconvénients :Homonymie : combien de Martin, Dupont… ;
    • Mise à jour : les nouveaux dossiers viennent nécessairement s’intercaler entre des dossiers déjà existants ;
    • Difficultés à retrouver un dossier quand on ne connaît pas son titre exact. Cette difficulté amène d’ailleurs à créer des doublon ;
    • La norme AFNOR Z 44-001 : elle permet de déterminer de manière indiscutable le mot directeur et, par conséquent, a l’avantage de mettre tout le monde d’accord. Toutefois, pour que les utilisateurs retrouvent les dossiers ou documents rapidement, il est indispensable qu’ils en maîtrisent les règles.

La méthode numérique

Elle présente de nombreux avantages. C’est celle des professionnels du classement : archivistes ainsi que tous ceux qui classent de gros volumes. Son principe est simple : on range les dossiers les uns à la suite des autres au fur et à mesure de leur création et on affecte à chaque dossier un numéro d’ordre.

Elle est utilisable pour tous types de dossiers.

  • Avantages, ce sont les défauts de l’alphabétique :
    • pas de déménagements pour les mises à jour : le nouveau dossier trouve sa place à la suite des précédents ;
    • pas d’homonymie : on ne classe pas sur un nom mais sur un numéro ;
    • le classement est confidentiel ;
    • il est beaucoup plus facile de classer sur un numéro que sur un nom.
  • Inconvénients :
    Ce classement n’est pas d’accès direct. Il faut rechercher le titre du dossier dans une liste à colonnes qui donne son numéro. Cette liste est réalisée très simplement sur traitement de texte ou tableur pour être affichée à l’intérieur de l’armoire.

La méthode thématique ou idéologique

C’est la méthode préférée de bon nombre de secrétaires. En effet, on a l’impression en utilisant cette méthode que les dossiers y sont bien classés, de manière rationnelle et logique. Elle s’utilise plus pour des dossiers hétérogènes que pour des dossiers homogènes.

Le principe est simple : il s’agit de regrouper les dossiers par rubriques, puis par grands thèmes. Les dossiers voisinent donc les uns avec les autres dans l’armoire pour des raisons de proximité d’idées.

Si le principe en est simple, la réalisation l’est beaucoup moins. En effet, mettre sur pied un classement thématique vraiment efficace prend du temps et demande la collaboration des utilisateurs.

Quand on utilise un classement thématique, il est indispensable d’adopter une codification. Toutes les codifications sont envisageables : décimale, centésimale, alphabétique, alphanumérique ou mnémotechnique.

La grande limitation du classement thématique vient de ce que chacun d’entre nous a son idée sur le thème dans lequel classer les dossiers. Par exemple, doit-on classer le dossier « budget » dans le thème « comptabilité-finances » puisqu’il s’agit d’argent ou dans le thème « gestion », puisqu’il s’agit d’un élément de tableau de bord ? Les deux possibilités sont acceptables, rien ne permet de dire que l’une est meilleure que l’autre.

C’est pour cette raison qu’un classement thématique doit être accompagné d’un mode emploi. Ce mode d’emploi se compose de deux documents :

  • Le plan de classement : véritable photographie de l’armoire qui donne la liste des dossiers, regroupés par thèmes et par rubriques. C’est lui qu’on consultera si on ne connaît pas précisément le titre du dossier recherché ;
  • L’index alphabétique, qui reprend l’ensemble des titres de dossiers classés par ordre alphabétique avec leur numéro qui est l’indication de leur emplacement dans l’armoire.

L’ordinateur au secours du classement

Quel que soit le type de classement utilisé, l’ordinateur va permettre de faciliter l’accessibilité de tous aux dossiers papier. Le plan de classement pourra être diffusé sur l’Intranet de l’entreprise et, à défaut, imprimé et affiché à l’intérieur des armoires.

N’importe quel logiciel de bureautique fera l’affaire : traitement de texte, tableur ou, dans le meilleur des cas, une base de données.

Par exemple, le classement numérique nécessite l’utilisation d’un répertoire alphabétique. En effet, quel client ou quel fournisseur va se présenter avec son numéro ? Un traitement de texte permettra de tenir ce répertoire en toute simplicité. Un tableau à deux colonnes fera parfaitement l’affaire.

Rubrique indexée Numéro

Un tri alphabétique sera fait à chaque nouvelle entrée pour remettre le répertoire à jour. Toute personne pourra ainsi aisément trouver un dossier à partir du mot directeur de classement. Le tableau pourra être diffusé sur l’intranet de l’entreprise.

Une fiche spécifique pour le classement électronique est en cours d’élaboration.

En conclusion

Quelle que soit la méthode choisie, il ne faut pas oublier que classer c’est concevoir une organisation de l’information du service, et c’est aussi savoir dans quel dossier ranger et surtout rechercher le document. Alors, pour réduire le temps de classement, il est judicieux de reporter au crayon sur chaque document classé sa cote de classement, c'est-à-dire la référence de son dossier. Ainsi, il ne sera pas nécessaire de se poser la question de savoir dans quel dossier classer et le classement pourra être délégué.

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