Mieux communiquer en interne

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Quelle que soit la taille de l’entreprise, la communication contribue à la réalisation de ses objectifs : elle améliore la qualité des produits, favorise la motivation, contribue à la fidélisation des salariés et crée un ensemble de valeurs partagées.

 


4 bonnes raisons de mieux communiquer

 A quelques exceptions près, les entreprises d’un même secteur offrent pratiquement les mêmes produits et / ou services, disposent des mêmes compétences en interne et utilisent les mêmes méthodes. Ce qui les démarque les unes des autres, c’est la manière d’offrir ces biens ou services :
contact, rapidité, service, efficacité…

COMMUNICATION = IMPLICATION : communiquer avec ses salariés sur les projets, les clients, la santé de l’entreprise, c’est une façon simple et efficace de les impliquer, de les motiver.

COMMUNICATION = ADAPTATION AU CHANGEMENT : pour éviter de se heurter à la résistance
des salariés, il faut absolument les informer de l’intérêt des changements décidés par le chef d’entreprise et en démontrer la pertinence. Les perturbations associées au changement (nouvelle gestion informatisée, réorganisation des équipes sur les chantiers, arrivée d’un chef de chantier…) seront ainsi mieux acceptées car comprises.

COMMUNICATION = BONNE AMBIANCE : la communication interne joue
un rôle déterminant dans l’établissement d’une bonne entente entre les salariés et entre les salariés et le chef d’entreprise. Par exemple, une
communication insuffisante ou peu claire sur les liens hiérarchiques pourra conduire à une mésentente entre collègues. Un manque d’information sur les projets de l’entreprise contribuera à ce que les salariés se sentent « à l’écart » entraînant ainsi une démotivation. A l’inverse, une bonne ambiance génère plus de solidarité, des services entre collègues (décalage des horaires) ou une meilleure volonté lors des périodes qui nécessitent un effort particulier.

COMMUNICATION = DISPARITION DES « RUMEURS » : l’expression « il paraît que… » est
symptomatique d’un manque de communication en interne. Conjuguée au principe du téléphone arabe, elle est source de dégâts internes… parfois même externes ! Communiquer rapidement, c’est anticiper des problèmes de cet ordre.

       En bref, en communiquant, vous favorisez dynamisme et énergie au sein de l’entreprise.


Sur quoi mieux communiquer ?

Quelle que soit la forme de communication, il existe au moins 4 grands thèmes autour desquels il convient de s’attarder.

Les objectifs à atteindre : pour les obtenir, encore faut-il qu’ils soient connus !
  • Il s’agit par exemple de réduction de coûts, d’augmentation du nombre de clients, d’utilisation d’une nouvelle machine ou méthode.
  • Pour estimer les résultats, ces objectifs doivent donc être chiffrés au préalable (en pourcentage sur une période référence ou en chiffres), et doivent être affectés de moyens (formation programmée pour l’utilisation d’une nouvelle machine, achat d’un fichier clients, embauche d’un commercial…).

Les changements à opérer : pour favoriser l’adaptation et donc éviter la résistance au changement, les nouvelles règles doivent être expliquées. Concrètement, le chef d’entreprise :

  • En exposera le bien-fondé, sur des faits objectifs (résultats antérieurs, appui d’un consultant ou d’une chambre consulaire, éléments statistiques divers…) et en démontrera l’opportunité.
  • Associera les salariés à la mise en oeuvre des nouvelles méthodes liées au changement.
  • Vérifiera auprès de chaque salarié, éventuellement par l’intermédiaire des cadres de l’entreprise, le niveau de compréhension.

C’est à l’issue de ce processus, dont la durée diffère tant dans le temps que par type de changement, que les salariés parviennent à « digérer » celui-ci.

La politique salariale : c’est un ensemble de points que l’ensemble des membres de l’entreprise doivent connaître. Communiquer clairement, c’est éviter, à coup sûr, désillusion et mécontentement.
Nous listerons rapidement :

  • Les éléments de rémunération (salaires, primes, différentes options de motivation financière).
  • Les droits des salariés : congés, RTT …
  • La politique de formation continue : stages techniques, plan de formation de l’entreprise, sans oublier bien évidemment le Droit Individuel à la Formation.
  • Les promotions et / ou changements de poste en interne.
  • Les recrutements en cours ou réalisés .

L’organisation de l’entreprise : améliorer un processus de fabrication, adapter l’environnement de travail, accueillir un apprenti ou un nouveau salarié représentent des enjeux sur lesquels il convient de bien communiquer.


Soyez vigileant sur les informations à transmettre et le moment pour le faire : certaines informations doivent parfois, pour un temps, rester secrètes pour ne pas inquiéter ou donner de fausses joies.


9 très bons moyens pour mieux communiquer


Chaque entreprise déterminera ses moyens de communication en interne en fonction de son effectif, de son activité, de ses moyens humains et matériels. Le tableau ci-dessous propose 9 moyens de communication et liste les avantages de chacun.

Support de communication Avantages
Panneaux d’affichage Lisibilité et durabilité de l’information
Notes de service Clarté et garantie que tous les salariés ont eu connaissance de l’information
Réunions Motivation par implication, efficacité, clarté notamment grâce au jeu des   questions / réponses
Entretien professionnel (trimestriel,
bisannuel, annuel)
Motivation du salarié, dialogue sincère et non faussé, dénouement des conflits /
des incompréhensions
Organigramme et plan géographique de
l’entreprise
Permet de connaître les liens hiérarchiques, de s’adresser au bon interlocuteur, et à tout nouvel arrivant de s’orienter dans l’entreprise
Livret d’accueil Excellent outil qui participe de l’édification d’une « culture d’entreprise », permet à tous de disposer des mêmes informations
Boîte à suggestion / questionnaires Motivation des salariés qui sont consultés sur la bonne marche de l’entreprise et permet d’avoir l’opinion des 1ers intéressés.
Sorties Excellent moyen pour mieux connaître ses collaborateurs et atténuer des tensions relationnelles.
Charte Permet de forger une culture d’entreprise véhiculable à l’extérieur.


Et si vous étiez à l’initiative de la création d’un petit journal interne, sous forme papier ou informatique, à confier à des collaborateurs volontaires ?

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