Modalités de la Communication Administrative : Les Règles Générales de la Communication Ecrite

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notes

LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE


.. Ne pas multiplier les objets

.. Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail :

  • l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée),
  • le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation,
  • la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.

.. Tenir compte du destinataire
Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire.
.. Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse.
Replacer les informations dans leur contexte.

.. Choisir les arguments
Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

.. Choisir ses mots
En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage.
Vous éviterez en général les termes trop techniques.

.. Respecter les règles de lisibilité

  • bannir le jargon de spécialiste et les mots savants,
  • donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,
  • faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,
  • alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées,
  • veiller à l'équilibre des paragraphes,
  • si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination, .../...).

 .. Choisir le ton juste
Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire.
Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la
forme interrogative.

.. Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.

.. Citer les faits
Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

.. Utiliser des formules positives

.. Limiter la redondance
La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances.


 

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