Modalités de la communication administrative: La Note / La Convocation / Le Bordereau

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

notes

LA NOTE



La note est un document interne destiné :

  • à un supérieur hiérarchique ou à un autre service pour résumer un dossier ou faire le point sur une question,
  • à un subordonné pour donner des indications (instructions) de travail. Elle peut également accompagner un document pour l'expliquer. Elle comporte le timbre, l’objet, la référence, la suscription : "note à l’attention de…" suivi du destinataire qualifié par son titre.

Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caractérise par sa brièveté et sa concision.

Différents types de notes :

  • note de service : informer le personnel d’une disposition officielle concernant l’organisation du service
  • note de transmission : pour accompagner un dossier,
  • note explicative : donner au destinataire des précisions en ajoutant des explications à un sujet déjà traité,
  • note impérative : constater des erreurs, des manquements,
  • note de synthèse : rédiger un document clair, précis et cohérent à partir d’informations diverses, provenant de sources différentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des décisions.

LA CONVOCATION


C'est un document destiné à convier une ou plusieurs personnes à une réunion. Il prend la forme d'une lettre administrative à forme personnelle ou d'une note.
Il comporte : l’objet de la réunion, l’ordre du jour, la date et l’heure, le lieu exact, l’indication de la personne qui présidera, les personnes invitées. Il peut indiquer les travaux préparatoires à exécuter ou les documents à apporter.
On convoque de supérieur à subordonné, sinon on invite.

LE BORDEREAU


Cet imprimé est destiné à l'acheminement des pièces d'un service administratif à un autre, chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la rédaction d'une lettre d'accompagnement.
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (suivant exemple page suivante).

Le recours au bordereau est surtout utile :

  • lorsque la transmission comporte plusieurs pièces, le double du bordereau permet au service expéditeur de conserver une trace des documents transmis,
  • dans le cas d'un envoi conjoint, d'éviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au même objet,
  • lorsque la pièce transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le détenteur de la pièce en question.

Dans la colonne "observations", les mentions suivantes peuvent être portées

  • copie à ... : indiquant la liste des destinataires.
  • pour attribution : dans ce cas, l'expéditeur se dessaisit définitivement des pièces et le destinataire doit statuer sur l'affaire. Éventuellement peut figurer la mention : "en vous priant de bien vouloir me tenir informé de votre décision ou de la suite donnée à cette affaire".
  • pour information : le destinataire n'a pas à intervenir, mais peut conserver pour son information les pièces qui lui sont transmises.
  • à toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non à l'affaire.
  • en communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le document à l'expéditeur après en avoir pris connaissance.
  • pour suite à donner : le destinataire est obligé de donner une suite, mais ne rend pas compte.
  • pour avis : le destinataire doit donner un avis motivé sur l'affaire qui lui est soumise.
  • pour signature ou pour visa : transmission à une autorité hiérarchique qui devra signer le document ou y apposer son visa.
  • pour éléments de réponse : le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les informations nécessaires au service expéditeur afin de lui permettre de rédiger la réponse à une question posée.

 

Pour être informé des derniers articles, inscrivez vous :

Commenter cet article