Modalités de la Communication Administrative : Formules et Conseils Généraux

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notes

FORMULES ET CONSEILS GENERAUX


.. Formules introductives

- Faisant référence à un élément précédent :
J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...
En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...
Par lettre du...
Par lettre rappelée en référence...
Par votre communication téléphonique du...
Conformément à la circulaire n°... du...
Vous avez attiré mon attention sur...
Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
J'ai été saisi de...
J'ai été tenu informé de...
Vous m'avez signalé que...

- Ne faisant pas référence à un élément précédent :
La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :

  • d'appeler votre attention sur...
  • de vous informer de...
  • de vous faire connaître que...

La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...
Il a été porté à ma connaissance que...
Il m'a été signalé que...

- Pour une correspondance adressée à un supérieur :
de vous rendre compte...
de vous faire parvenir...
de vous exposer...
de vous demander de bien vouloir...

- Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné :
de vous adresser...
de vous rappeler...
de vous demander de vouloir bien...
de vous faire connaître que...

 .. Formules de demandes
On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes :
- le supérieur…
informe
fait savoir à
fait connaître à
fait observer à
demande à
prie de vouloir bien
engage...
- le subordonné...
rend compte de
expose à
sollicite de
propose de
prie de bien vouloir…

.. Formules d'exposition (termes précis) verbes à l'indicatif présent :
j'ajoute          je confirme           je considère
je constate    j'estime                je note
j'observe       je précise             je rappelle
je signale      je souligne
Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de : je me permets de, je crois devoir, je ne peux que...

d'une manière plus autoritaire :
je prends acte...
je crois devoir attirer votre attention...
je ne sous-estime pas... mais...

.. Formules d'exposition (termes plus souples)
prendre note...                 se trouver appelé à…           il est entendu que...
il n'échappe pas que...      ne pas douter que…            ne pas ignorer que..
ne pas manquer de...        il n'est pas exclu que...        je ne perds pas de vue...

L'utilisation du verbe «savoir» sert à souligner l'impossibilité théorique d'une éventualité envisagée.
Il ne saurait être question de...      Il ne saurait vous échapper...      Vous ne sauriez ignorer que...
 
.. Formules générales
attacher du prix à...          accepter une solution...         différer la mise en application...
délivrer une copie...          annuler une réunion...           apprécier le bien-fondé de...
décider que...                   ajourner une réunion...         accorder une autorisation...
constater un fait...            appuyer une requête...         confirmer les termes de...
aborder un point...            assurer la diffusion...           aboutir à une solution...

.. Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs
Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :
d'une part..., d'autre part...
en premier lieu..., en second lieu...
non seulement..., mais...
tout d'abord..., ensuite..., enfin...
par ailleurs...
en outre...

.. Expressions qui permettent la transition d'une idée à l'autre, d'un paragraphe à l'autre
À mon avis...                     À mon sens...       Pour ma part...
En ce qui me concerne...    En outre...            Par ailleurs...

.. Expressions permettant de caractériser l'importance d'un argument ou d'une prescription
À titre principal...             À titre secondaire, accessoire...
À titre exceptionnel...       À titre d'information...
Ex : Je vous signale, à titre accessoire, que...

.. Mot-outils qui expriment restrictions et réserves
Cependant...      Mais...      Toutefois...

.. Expressions apportant une précision d'ordre temporel
Dès maintenant...      D'ores et déjà...      Sans délai...     Sans tarder...
 
La conclusion est en général amenée par des expressions du type : aussi,... dans ces conditions,... en conséquence,... suivies de formules différentes selon les cas.
Il faut noter que l’emploi des différentes formules est directement liée à la position hiérarchique du rédacteur :
- ainsi d’une manière générale dans une correspondance fonctionnelle on privilégiera l’emploi du conditionnel : ex : « je souhaiterais vivement que …» (lettre à un élu) car la position statutaire ne permet pas d’exiger,
- le subordonné s’adressera à un supérieur de la même manière.
- en revanche le supérieur pourra ( et souhaitera souvent ) utiliser le présent de l’indicatif : « je vous demande de vouloir bien veiller à la bonne exécution de cette directive …»

.. Formules de conclusion (locutions impersonnelles)
il convient de...          il vous appartient de...
il y a lieu de...            il est nécessaire, souhaitable, opportun de...
il importe de...            il y a lieu de...
il paraît souhaitable, indispensable, préférable de...

Ex : Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition prévue,
Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
Il serait opportun que vous sollicitiez...

.. Formules de conclusion atténuées par l'emploi du futur ou du conditionnel
je vous serai(s) obligé...      je vous serai(s) reconnaissant...

.. Formules de conclusion (locutions impératives)
décider que...       demander que...      convier à...      je me réserve de...
engager à...          inviter à...               prier de...        je vous prie de...

Ex : J'ai décidé que cette affaire n'aurait pas de suite...
Je demande (ou je désire) que ces prescriptions soient strictement observées...
Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles...
Je vous invite à apporter la plus grande diligence...

.. Formules de conclusion insistantes
attacher du prix à…      prier de veiller à l'application...       je vous serais obligé de...

.. Autres locutions
Je vous enjoins...       Je vous invite...         J'attacherai de l'intérêt à...
Je vous convie...        Je vous engage…     Je vous saurai(s) gré...
Je vous prie...            Je veillerai à…          Je vous serai(s) reconnaissant de...

 Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez prises.

.. Quelques fautes à ne pas commettre
Expressions incorrectes                                         Expressions correctes
de par                                                                   par
par lettre susvisée                                                  par lettre visée, rappelée en référence
je vous annonce                                                     j'ai l'honneur de vous rendre compte
nous avons convenu de nous revoir                          nous sommes convenus de nous revoir
par contre                                                              en revanche
dans le but de                                                        afin de
rapport à                                                                à propos de
baser sur                                                               fonder sur
contacter quelqu'un                                                 prendre contact avec quelqu'un
solutionner un problème                                          résoudre un problème
je vous serais gré                                                   je vous saurais gré
demander à ce que                                                 demander que
informer de ce que                                                  informer que

.. La phrase
Un impératif : que tous les textes fassent clairement apparaître des phrases bien construites allant d'une majuscule à un point.
Les qualités principales du style sont la simplicité et la clarté. Il vaut mieux, en général, faire deux phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions.

.. Attention au participe (passé ou présent) en début de phrase !
Le participe en début de phrase impose le respect du sujet de la proposition.
Exemple fautif : Restant à votre entière disposition, veuillez agréer, Madame, mes sincères salutations. ("Restant" n'a pas le même sujet que "veuillez").
Phrase correcte : Restant à votre entière disposition, je vous prie d'agréer...

.. Attention à l'expression «ci-joint» !
Notez la règle particulière d'accord : l'expression «ci-joint» s'accorde avec le nom auquel elle se rapporte quand elle est placée après ce nom.
Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).
Elle est invariable lorsqu'elle est placée avant ce nom.
Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).
   


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