Modalités de la communication administrative: La construction de la lettre

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notes

LA CONSTRUCTION DE LA LETTRE


Quelle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obéit aux mêmes règles de rédaction.

L'introduction

  • présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va traiter, de façon rapide et complète,
  • résume les idées essentielles de la demande,
  • doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension du problème posé, mais aussi brièvement que possible,

Le développement

  • examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et législatifs mais aussi sur les faits réels,
  • expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire des moins importants à ceux qui justifient la décision),
  • est équilibré entre ses différentes parties, séparées par des transitions qui permettent de respecter l'unité et la progression.
  • respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue).

La conclusion

  • est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement,
  • fait connaître, d'une manière précise et sans ambiguïté possible, la décision de l'administration (que la réponse soit affirmative, négative ou d'attente),

Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées dans les formules de conclusion.
Il est bon de préciser que :

  • l'expression bien vouloir donne une idée de déférence, de courtoisie. Elle est utilisée par le subordonné s'adressant à son supérieur,
  • vouloir bien est un commandement caché. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le supérieur qui l'emploie en s'adressant à un subordonné. En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.

La formule de politesse
Utilisée uniquement dans la lettre en forme personnelle.
  

Ton Liste des formules Commentaires éventuels
Très déférent Je vous prie d'agréer, M..., mes sentiments respectueux et dévoués.

Je vous prie de croire, M..., à l'expression de mes sentiments respectueux.

Je vous prie de croire, M..., à l'expression de mes sentiments les plus dévoués.

Veuillez agréer, M..., l'assurance de ma parfaite considération.

Je vous prie d'agréer, M..., l'hommage de mon respectueux dévouement.

Je vous prie d'agréer, M..., les assurances de ma haute considération.

Veuillez agréer, Madame, l'hommage de mon respect.

Agréer : employé avec salutations ou sentiments.

Expression : employé avec les sentiments mais jamais avec les salutations.

 

 

 

 

 

 

        

Formule surtout utilisée en situation très administrative.

Formule également très administrative employée pour s'adresser à des personnes hiérarchiquement haut placées.

Formule très déférente pour
s'adresser à une femme.

Neutre


Je vous prie d'agréer, M..., mes salutations distinguées.
Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations distinguées.
Formule, peut-être, la plus courante

Plus aimable

Veuillez agréer, M..., l'expression de mes sentiments distingués.

Je vous prie de croire, M..., à l'expression de ma considération distinguée.

Je vous prie de croire, M..., à l'assurance de mes sentiments distingués.

Veuillez agréer, M..., mes salutations distinguées.  

NB1 : une femme doit éviter de présenter ses sentiments à un homme.




"L'assurance" : moins déférent
que "les assurances".


Sec • Je vous adresse, M..., mes salutations distinguées.  
 Irrité   Agréez, M..., mes salutations distinguées.   
Amical et
très amical
(messages
courts)
Veuillez agréer mes meilleurs sentiments.
Salutations distinguées.
Sincères salutations.
Bien cordialement.
Amicalement vôtre.
 

NB1 : un homme n'adresse jamais ses sentiments à une femme, à moins qu'ils ne soient «respectueux», mais présente :

  • à une dame (mariée, veuve, divorcée) : ses hommages,
  • à une jeune fille, à une femme célibataire : son respect,
  • à une célibataire âgée : l'hommage de son (profond) respect.

NB2 : la lettre administrative n'est jamais adressée directement à un fonctionnaire subordonné, mais à l'autorité responsable. Elle fait apparaître la marque de la voie hiérarchique. Tout courrier à une autorité supérieure doit être transmis par l'intermédiaire de l'autorité hiérarchique directe dont dépend l'auteur de la lettre.
Exemples :

Les inspecteurs de l'éducation nationale       
à
Monsieur R....
Professeur stagiaire de Lettres-Histoire
S/C de Madame ou Monsieur le proviseur
Le principal du collège ...
à
Monsieur le recteur de l'académie de...            
S/C de Monsieur l'inspecteur d'académie
directeur des services départementaux
de l'éducation nationale

Cette procédure a deux justifications :

  • elle informe les différents échelons de l'administration de ce qui se passe à la base,
  • elle permet à ces échelons intermédiaires de donner éventuellement un avis propre à éclairer l'autorité supérieure.

Il n'est fait exception à cette règle que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas, l'original de la lettre est transmis par la voie hiérarchique et une copie du document est directement adressée au destinataire avec la mention : "Copie transmise directement vu l'urgence".

 

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