Modalités de la communication administrative: La lettre Administrative

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notes

LA LETTRE ADMINISTRATIVE


y compris lettre circulaire

  FORME

 

 

 


 

ELEMENT

administrative

 

 

>>> lors d’échanges de correspondance entre des structures administratives    
>>>
à destination de toute personne appartenant
à l’administration personnelle

 

 

personnelle

 

 

>>> à destination de toute personne n’appartenant pas à l’administration
  >>> entre deux services si on veut insister sur le caractère personnalisé et courtois du courrier

 


 

Timbre ou Attaché

- dans l’angle supérieur gauche, parfois au centre
- permet d’identifier l’administration dont émane le document
 
Lieu - Date - angle supérieur droit – Ville, suivie de la date d'expédition (en entier)  

Adresse 

 

 

 

Suscription

- émetteur
- récepteur

- sous le lieu et la date
- indication de l’autorité qui adresse la lettre
- intitulé et adresse du destinataire (autorité responsable et non une personne privée)

 

- faire apparaître la marque de la voie hiérarchique

   - sous le lieu et la date
   - ou en bas, à gauche de la page
   - prénom, nom du destinataire
   - sa fonction ou sa qualité  
   - adresse (numéro, rue, code postal et ville)

Affaire  suivie par…

- permet d’identifier l’interlocuteur

- figure sous le timbre

- comporte le numéro de poste et le numéro d’enregistrement 

 
Objet - figure à gauche
- mention succincte de la question traitée
(un objet par lettre)
 
Référence - sous l’objet
- rappel des documents antérieurs auxquels se
reporte le rédacteur
 
Pièces jointes - leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche
- elles sont jointes en annexe
 
Formule d’appel   Ce sont celles du courrier privé :

 Madame, Mademoiselle, Monsieur, Monsieur Le Directeur...
Formule de  politesse   Elle reprend nécessairement, dans son libellé, la formule d'appel.

Ex
:
Veuillez agréer,
Mademoiselle, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

Signature                       
Apposée, en général, au bas du document, à droite, par le détenteur de l’autorité ou un autre signataire :
 
- signature par délégation : pouvoir prévu par un arrêté pour une durée déterminée ou permanente,
 

- signature par autorisation : pouvoir donné à une personne désignée pour une catégorie de pièces (lettres, bordereaux…) relevant de son service,
 
- signature par ordre : fonctionnaire qui signe à la place de son chef direct, momentanément empêché. Dans tous les cas, les indications de titre et de patronyme du signataire par délégation, autorisation ou ordre, doivent apparaître.



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