Modalités de la communication administrative: Les règles de la Ponctuation

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notes

LES RÈGLES DE LA PONCTUATION


Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées comme celles de l'orthographe.

Le point (.)
Il marque la fin d'une phrase, c'est-à-dire l'achèvement du développement d'une idée.

Le point-virgule (;)
Il sépare et relie les parties d'une "phrase composée", à la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).

La virgule (,)
Elle sépare des éléments semblables (énumérations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises). Elle s'utilise également devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure pas, en général, devant «et» et «ou».

Les deux points (:)
Ils annoncent une explication, une énumération et soulignent un rapport souvent de cause ou de conséquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors suivis de guillemets.

Le point d'interrogation (?)
Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.
L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralité). Elle est, en effet, censée répondre aux questions et n'avoir pas à les poser. Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des périphrases telles que :
«La question se pose de savoir si...».
N.B. Le point d'interrogation n'est pas nécessaire après une interrogation indirecte.
Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

Le point d'exclamation (!)
Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

 Les points de suspension (...)
Par trois, ils marquent que le message est inachevé ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.
On ne peut employer «etc.+ trois points de suspension». Il faut choisir : soit «etc.», soit «...».

Les parenthèses ()
Elles isolent une explication ou une réflexion, une référence, une digression du texte principal.

Les tirets
Ils sont utilisés de préférence aux parenthèses -en marquant une séparation moins tranchante- dans une phrase administrative où ils jouent le même rôle.

Les guillemets (« »)
Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage insolite d'un mot. Ils sont employés également pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux.

Les blancs
Ils servent à séparer les mots. On les trouve aussi après la virgule, le point et les points de suspension ainsi qu'avant et après pour tous les autres signes de ponctuation.

L'emplacement des signes de ponctuation
Aucun signe de ponctuation ne se place en début de ligne.
Les parenthèses, les guillemets : ouverts : jamais en fin de ligne ; fermés : jamais en début de ligne.

L'alinéa
C'est la séparation que l'on établit en allant à la ligne, c'est-à-dire en laissant incomplète la ligne en cours et en commençant la nouvelle par un retrait.
L'alinéa correspond à une pause très marquée et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe d'idées à un autre.
 

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