Nettoyage au bureau… du balai les documents inutiles !

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Nouveaux mails, rapports, factures, offres de prix… petit à petit, votre bureau ressemble à un véritable champ de bataille. Un bureau désordonné ne constitue pas un problème à condition de pas de perdre d'informations importantes ou d'oublier d'en traiter. De plus, c'est souvent démotivant et cela vous incite souvent à reporter des tâches. Cette mauvaise habitude  peut finalement avoir une mauvaise influence sur la qualité de votre travail.

Bureau désordonné, esprit désordonné ?

Est-ce que votre environnement professionnel doit être parfait ou vide pour vous permettre de bien fonctionner ? Certains d'entre nous ne jurent que par un lieu de travail bien rangé, alors que d'autres n'ont pas le moindre problème à retrouver la documentation nécessaire dans une pile de documents.

Qui a raison ? Les deux ! Vous devez tenir compte de ce qui est le mieux pour vous. Nombre d'entre-nous font face à différents projets simultanés ; il est alors pratiquement impossible de n'avoir qu'un seul dossier sur le bureau.

Si vous organisez votre bureau comme c'est le mieux pour vous, vous gagnerez certainement du temps.

Comment aborder ce nettoyage ?

Vous avez régulièrement l'impression d'être stressés derrière votre bureau ? Vous ne retrouvez parfois pas le téléphone en dessous des piles de documents ? Alors, les conseils suivants sont certainement les bienvenus.

Que vous vidiez votre bureau, classiez vos e-mails ou nettoyiez vos archives, vous devez déterminer en premier lieu ce que vous voulez conserver et ce dont vous voulez vous débarrasser. À ce niveau, ne perdez pas de vue les obligations légales et les prescriptions standards au sein d'une entreprise. 

Commencer par votre bureau

Commencez par la pile de documents la plus ancienne (bien souvent, il s'agit de la pile qui se trouve dans un coin de votre bureau ou sur le bord de votre table). Ne consultez chaque document qu'une seule fois et décidez de ce que vous allez en faire: archiver, jeter ou conserver et trier par la suite. Pour chaque document, demandez-vous pourquoi vous devriez éventuellement le conserver. Devez-vous encore en faire quelque chose, êtes-vous dans l'obligation juridique de conserver le document ou avez-vous besoin des informations pour une autre mission ? Si c'est le cas, conservez le document !

Si vous êtes certain de ne plus avoir besoin d'un document, débarrassez-vous-en ! Ne conservez pas des informations parce que quelqu'un pourrait peut-être vous les demander un jour. Classez vos documents entre les choses urgentes et les choses moins urgentes. Lorsque vous réorganisez le classement de vos archives, vous ne devez pas oublier que non seulement vous, mais également vos collègues doivent pouvoir facilement retrouver ce qu'ils recherchent.

Dégagez votre bureau et gardez seulement ce dont vous avez le plus besoin (cela n'a aucun sens de collectionner des tas de bics, de gommes et de post-it). Passez en revue votre carnet d'adresses et supprimez toutes les informations obsolètes, mettez à jour les adresses et numéros de téléphone.

Gardez votre bureau en ordre en triant immédiatement le courrier entrant. Jetez directement ce qui n'est pas important. Chaque jour, consacrez minimum 15 minutes au rangement ; cela peut sembler superflu, mais cela vous permettra d'économiser finalement beaucoup de temps.

Documents électroniques

Sur l'ordinateur, nous enregistrons souvent des données dont nous n'avons immédiatement plus besoin, mais que nous conservons à titre d'information. Supprimez les informations superflues (ainsi que les informations que vous pouvez retrouver à un autre endroit) et faites une sauvegarde des autres documents.

Ce faisant, vos archives électroniques seront plus claires et vous retrouverez plus facilement les données. En outre, vous libérez de l'espace sur votre disque dur, ce qui fait que vous pouvez retrouver plus rapidement les données.

Votre boîte de réception a sans conteste également besoin d'être nettoyée. Les rendez-vous, les invitations, lettres d'information, courriels informatifs... Vous pouvez certainement en supprimer plusieurs. Bien souvent, nous conservons trop longtemps des e-mails informels. Posez-vous la question de savoir si un e-mail est formel ou informel et conservez uniquement à terme les e-mails qui peuvent avoir des conséquences juridiques ou sur le plan du contenu, qui ont une fonction de preuve ou de justification ou dont vous avez besoin afin de pouvoir entreprendre une action. Supprimez les e-mails informels périodiquement et classez les autres e-mails par client ou sujet dans un dossier. Ainsi, vous retrouverez rapidement les messages importants et vous économiserez beaucoup de temps.

Publié dans Gestion du temps

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