Offre archivage de vos documents administratifs par A6Pro!

Forfait journée archivage chez le client : 200 €

Forfait journée archivage dans mes locaux : 150 €

De nécessité, l'archivage est devenu une obligation pour les entreprises.

Pourquoi archiver ?

L'archivage répond à trois besoins distincts :

1) Le plus important, est le besoin pour l'entreprise de prouver ce qu'elle a fait ou ce qu'elle n'a pas fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l'État, vis-à-vis d'un audit interne ; elle doit en outre, lors d'un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses intérêts ;

2) Le deuxième correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d'un nouveau projet, au lieu de recréer l'information, opération qui peut coûter cher et faire perdre un temps précieux ;

3) Le troisième besoin est pour l'entreprise l'intérêt de préserver sa mémoire, tant pour constituer une culture d'entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.

Les besoins d'archivage sont d'autant plus forts que l'information produite et archivable est toujours plus prolifique et que l'environnement réglementaire est souvent très contraignant.

Quels enjeux pour l'entreprise ?

Les enjeux de l'archivage ou de l'absence d'un archivage raisonné et efficace correspondent à la nécessité de maîtriser les risques suivants :

1) Juridique  : Le principal risque est de ne pas pouvoir produire les données requises par un audit ou un juge dans la forme requise ; non seulement les données doivent avoir été archivées, mais elles doivent présenter des caractéristiques d'authenticité, d'intégrité et de non-répudiation leur permettant d'être retenues comme élément de preuve valide ;

2) Logistique : Les données ont été bien archivées techniquement, mais il est pratiquement impossible d'y accéder car elles n'ont pas été caractérisées pour pouvoir effectuer des recherches ;

3) Sécuritaire : Des données confidentielles (données stratégiques, personnelles) risquent d'être divulguées parce qu'elles ne sont pas ou insuffisamment protégées, ou encore parce qu'elles auraient dû être détruites ;

4) Financier : L'enjeu financier est double également : coût d'une amende, d'un redressement fiscal ou d'une condamnation judiciaire et, dans une moindre mesure mais à ne pas négliger tout de même, temps perdu à la recherche d'informations ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps.

Les enjeux de l'archivage peuvent se résumer aux conséquences, pour l'entreprise, de ne pas pouvoir retrouver les informations qu'elle a produites à un moment  de son activité, alors qu'elle a besoin de les communiquer ou de les réutiliser.

L’élément principal qui vous empêche d’archiver est le manque de temps et le temps passant, vous vous retrouvez avec une énorme quantité de documents à classer !

Il est peut être plus judicieux d’engager temporairement une personne pour s’occuper de l’archivage plutôt que de détourner un collaborateur ou vous même des tâches quotidiennes ou de risquer de malencontreux et onéreux problèmes !

Pensez-y et contactez-moi au 06 83 03 97 11 !