Offre classement de vos documents administratifs par A6Pro!

Diverses études conduites aux USA et en Europe évaluent à 1heure par jour et par personne le temps gaspillé à chercher des informations mal classées. Cela représente un gisement de productivité de 6 semaines par an !

A quelle fréquence cette activité est-elle traitée dans votre entreprise ?

Le temps est une ressource limitée qui – contrairement à l’argent ne peut pas se stocker.Une grande partie du temps passé au bureau est mal utilisée et génère stress et conséquences sur la vie privée. Si vous faites ce que vous avez toujours fait, vous obtiendrez ce que vous avez toujours obtenu !

Qu’êtes-vous prêt à changer ?

Comprendre l’impact quotidien d’un mauvais système de rangement et d’un bureau surchargé !
Décharger vos collaborateurs ou vous-même de taches sans valeur ajoutée pour l’entreprise !
Éviter les pertes de temps dû à un mauvais aiguillage des documents !
Accélérer le processus de traitement de l’information !
 

Pourquoi procéder au classement des documents comptables ?

Le classement des documents est un pré-requis indispensable à la bonne gestion d'une entreprise.

Le classement des documents permet un gain de temps. Il diminue les risques de perte de documents.

En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
 

Quels sont les documents comptables à classer ?

 Il existe 5 grandes familles de documents comptables relatifs :

• Aux clients
• Aux fournisseurs
• Au personnel de l'entreprise
• A l'administration fiscale
• A la banque et la caisse 
• Par ailleurs, le classement du courrier avec les tiers devra faire l'objet d'une attention particulière.
  
  

Comment procéder pour classer les documents comptables ?

Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique. Selon la famille de documents (documents relatifs aux clients / aux fournisseurs / au personnel / à l'administration fiscale / à la banque), nous optons pour l'une ou l'autre de ces méthodes. 

Exemple :

• Pour les clients : il convient de classer les factures par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures
• Pour les fournisseurs : un classement par ordre alphabétique est plus approprié. 
• Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : il convient de les classer par mois. 
• Pour les documents fiscaux : il est préférable de la classer par type d'impôts. 
• Pour le classement des relevés de banque sera fait par ordre chronologique.

Il faudra éviter de changer de méthode de classement des documents en cours de route.

Où doivent être classés les documents de l'entreprise ?

Compte tenu du risque de rappel en matière fiscale et sociale, les documents de l'entreprise doivent être classés de préférence dans des classeurs. Estimer le nombre et l’épaisseur des classeurs, planifier l’achat d’étagères ou de trieurs, étiqueter et nommer les intercalaires, ranger physiquement les documents, autant de points qu’il est nécessaire de mener à bien pour un classement documentaire efficace.

Par la suite, les documents comptables doivent être rangés et conservés dans un endroit accessible : voir l’offre archivage !

Quand commençons-nous ?

Et parce que vous avez mieux à faire que de classer et organiser vos papiers administratifs, le recours à une aide extérieure peut contribuer à améliorer l'organisation administrative et faciliter le classement des documents.
 Nous faisons l’inventaire de vos besoins et vous déciderez du rythme et de la fréquence de mes interventions.