Offre gestion des notes de frais par A6Pro!

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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… libérez vous du temps pour votre cœur métier



Selon l’étude de KDS, presque 30% des Français s’énervent d’avoir à chercher leurs justificatifs ! « Une perte de temps souvent nécessaire » : c’est le sentiment qui en ressort auprès de 390 collaborateurs d’entreprises européennes et américaines. Dans plus d’une entreprise sur deux, aucune solution n’est mise en place. Chacun se doit de gérer ses notes de frais de A à Z… manuellement, avec le lot traditionnel de retards et les plaintes d’un service comptable qui attend la pile de justificatifs pour vérifier les dépenses et procéder aux remboursements.

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Qu'entend-on exactement par frais professionnels ?



- il y a un justificatif (en bonne et due forme)

- il y a un lien entre le justificatif et l'entreprise

- il y a un lien entre le frais et l'activité

Le gérant ou associé peut effectuer ces achats avec son argent personnel (payés par espèces, chèques ou CB). Régulièrement, chaque mois par exemple, l’entreprise rembourse ces petites dépenses au vu d’une note de frais récapitulant et annexant les facturettes.

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La note de frais c’est l’art de manier le papier traditionnel….

Sans une gestion quotidienne …. Aïe ! Aïe !



Reçus de restaurants, dîners professionnels, notes de taxi pour le transfert à l’aéroport, facturettes pliées en quatre, pratiquement effacées… Bienvenue dans l’univers de la note de frais !

Créer une panière, un espace ou une pochette dédiée aux notes de frais restent des solutions conseillées pour ne pas les perdre et se mélanger les pinceaux entre notes personnelles et professionnelles. Evitez de les conserver dans votre portefeuille, les facturettes deviennent illisibles avec le temps.… Ce qui est certain c’est qu’il est quasi obligatoire d’annoter, lors de la dépense, au verso des facturettes de cartes bancaires ou du justificatif le motif de la dépense, ainsi que d’autres informations comme le nom du client invité, le trajet en taxi, etc.

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La gestion des notes de frais : Un casse-tête très chronophage



Même dans les TPE - PME, les déplacements professionnels et les voyages d'affaires augmentent. Les professionnels doivent être mobiles pour conquérir des marchés, fidéliser des clients éloignés géographiquement, rencontrer des prestataires et des fournisseurs, avoir accès aux meilleurs conseillers même s'ils ont éloignés de plusieurs centaines de kilomètres.

Le déplacement est un gage de dynamisme pour une entreprise. Du coup, les notes de frais se multiplient : notes d'hôtels, de restaurant, de nettoyage, de déplacement (voiture, train, avion).

 

L'administration définit, en effet, de façon stricte et impérative les frais professionnels, en imposant des règles. Par exemple, un repas d'affaires doit pouvoir se justifier par l'intérêt qu'il présente pour l'entreprise et les noms et qualité des participants doivent être précisés. Cette note doit comporter la date et le montant de la dépense.

 

Bien que le nom de la société ne soit pas obligatoire, prenez l'habitude de le mentionner : interrogé(e) lors d'un contrôle, il vous sera peut-être plus facile de vous souvenir d'un déjeuner de prospection avec la société LAMBDA qu'avec un M. Muche vu une seule et unique fois...

Toute dépense faite sur le compte de la société doit pouvoir se justifier et doit être liée à l’activité de la société.
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Vous vous sentez concerné ?


Vous exercez une activité de profession libérale ou d’indépendant ? Vous êtes avocat, freelance, consultant ?

Tous les mois vous engagez un grand nombre de notes de frais, principalement pour vos frais de déplacement ou pour vos frais de bouche ?

Avec l’offre d’A6Pro ! Externalisez le traitement de vos justificatifs et gagnez en efficacité et en productivité !

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 Quand commençons-nous ?


Il faut penser à simplifier cette gestion !

Il est plus important de travailler sur les attentes des clients ou les contrats en cours que de passer une ou deux heures au retour en saisies complexes.

Galère pour galère autant commencer à consacrer un petit budget et vous faire aider pour vos notes de frais! Cela devrait vous permettre de vous libérer du temps pour vous consacrer à votre métier et être bien à jour lors du passage de votre comptable !

Finies les heures perdues à faire un état de celles-ci !

Je peux vous faire gagner un temps précieux. Factures et tickets de caisse avec mode de paiement triés, regroupés, datés, classés et rangés dans un classeur à remettre à votre comptable en temps et en heure ! Enregistrement au fur et à mesure, de toutes les informations contenues, sous la forme d’un tableau Excel, de toutes les notes de frais que vous me donnez. Je les répartis par dossier, par poste ou selon tout autre système de classement qui vous convient et correspond aux exigences de votre expert-comptable. Ainsi répertoriées, toutes les factures qui entrent dans ces rubriques peuvent à tout moment, vous donner un état des frais engagés sur un dossier spécifique ou sur une action menée par votre entreprise dans un domaine particulier. Vous avez en temps réel une vision synthétique des dépenses par libellé ou par thème avec l’assurance de pouvoir surveiller l’état de celles-ci.

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Mes tarifs !


22€ht/h Sous réserve d’un engagement de 1 journée /semaine pendant 1 an. 

25€ht/h Sous réserve d’un engagement de 1 journée /semaine pendant 6 mois.

28€ht/h Sous réserve d’un engagement de 1/2 journée /semaine pendant 1 an.

31€ht/h Sous réserve d’un engagement de 1/2 journée /semaine pendant 6 mois.

35€ht/h Prestation ponctuelle sans engagement.

 


A6Pro ! Votre Solution Administrative !

Pour une demande de tarif contactez-moi ! C’est avec plaisir que je vous envoie ma plaquette !

Total HT « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »         

Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM)


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