Organisez-vous en interne pour éviter les retards

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Quatre impayés sur dix résultent d'un dysfonctionnement interne. Alors, pour être payé dans les temps, mieux vaut commencer par faire le ménage devant sa porte.


Le règlement de votre client se fait attendre? C'est peut-être aussi de votre faute car, comme le souligne Sylvain Gros-Désirs, directeur du département BFR au sein d'Alma Consulting Group, «40% des impayés sont dus à des dysfonctionnements internes». Des problèmes d'ordre administratif peuvent d'abord en être la cause: les délais de paiement ne sont pas formellement établis dans le contrat commercial ou mal retranscrits dans le système de facturation; la facture est incomplète ou n'arrive pas à la bonne adresse. Ensuite, des soucis d'ordre technique ou commercialpeuvent mécontenter le client: le produit livré ne correspond pas à ce qu'il avait demandé; une promesse commerciale n'a pas été tenue, etc. Dans les grands groupes, le «crédit manager» pilote la gestion du risque client, de l'analyse de leur solvabilité jusqu'au recouvrement des impayés en passant par la définition des modalités de paiement. Si la plupart des PME n'ont pas les moyens de se payer les services d'un crédit manager, rien ne les empêche de manier les grands principes du crédit management. Avec, en amont, la définition d'une stratégie de paiement:quand allez-vous être payé, à qui allez-vous octroyer un crédit, quels dispositifs mettre en place en matière de «scoring» (notation de chaque client et prospect), de relance, de litiges, etc. ?

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Sensibiliser son équipe aux délais de paiement

En aval, il s'agit dans un premier temps de sensibiliser les commerciaux aux questions de délais de paiement, d'impayés et de leur apprendre à maîtriser les problématiques de conditions de paiement. Une façon de les motiver à prendre en compte les aspects financiers de la négociation commerciale consiste à les «rémunérer en fonction du chiffre d'affaires encaissé, et non plus simplement du volume d'affaires signé. Courante dans les pays anglo-saxons, cette pratique se développe de plus en plus en France. Concrètement, une part du variable dépend des délais de paiement, des litiges commerciaux ou des impayés», note Sylvain Gros-Désirs. Enfin, n'oubliez pas de vous pencher sur votre facturation. Il faut identifier avant la signature du contrat de vente tous les éléments qui vont permettre au client de vous payer dans les temps: connaître son adresse de facturation, mentionner le numéro du bon de commande, ne pas hésiter à appeler la comptabilité pour identifier le circuit de facturation, repérer les décideurs, savoir qui contacter en cas de litige, etc.

Anticipez les impayés dans vos contrats commerciaux


Rédigé avec soin, le contrat commercial doit vous faciliter la vie en cas d'impayés. Des clauses vous permettront de vous garantir.

Socle de la négociation commerciale, les conditions générales de vente fixent notamment les conditions de paiement qui précisent le prix, la date, le lieu et les conditions de paiement (prix, date, lieu, modalités, escompte). Il s'agit de les établir et de les communiquer au client, avant livraison du bien ou service. Afin de faciliter les éventuelles procédures de recouvrement, il est recommandé au vendeur d'insérer, au sein de son contrat de vente, des clauses anticipant les retards de paiement. La «clause d'intérêts conventionnels» détermine ainsi les pénalités de retard, en fixant un taux d'intérêt en cas de retard de paiement. Le taux applicable est généralement égal à une fois et demi le taux de l'intérêt légal. D'autres clauses permettent d'accélérer le recouvrement. Ainsi, la «clause de déchéance du terme» est utile lorsque le débiteur bénéficie d'un échéancier de paiement. Tout incident de règlement pour l'une des échéances rend immédiatement exigible la totalité des créances restant dues. La «clause pénale» fixe de manière forfaitaire le montant des dommages et intérêts susceptible d'être versé au cas où une partie ne remplit pas son obligation. La «clause résolutoire» met, elle, un terme au contrat, si l'une des parties ne respecte pas ses obligations. Enfin, la «clause de réserve de propriété» s'avère très utile. Grâce à elle, «tant que le client n'a pas entièrement réglé la facture, le créancier reste propriétaire du bien vendu. Il peut donc le récupérer chez son client en cas de litige», explique Sylvain Gros-Désirs, directeur du département BFR d'Alma Consulting Group.

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Paiement. Comment être réglé à temps?


Une défaillance d'entreprise sur quatre est provoquée par des impayés. Alors que les tensions sur les trésoreries se font de plus en plus sentir du fait de la crise ainsi que, parfois, de la mise en place de la loi de modernisation de l'économie, il devient vital d'éviter les mauvais payeurs.

«Une vente ne se termine pas à la signature du contrat mais lorsque le produit ou le service est payé», rappelle Laurent Berrebi, responsable de l'activité de recouvrement de Téléperformance, une société spécialisée dans la gestion de la relation client. Une évidence? Certes, mais la maxime est loin d'être une réalité dans toutes les entreprises. Entre celles qui n'osent pas tanner leurs clients pour être réglées, les factures qui se perdent dans la nature et les défaillances qui laissent les fournisseurs le bec dans l'eau, la trésorerie a de quoi être mise à mal. Avec des conséquences graves:à l'échelle européenne, une défaillance sur quatre est la conséquence d'un impayé. Mieux vaut donc tout faireavant de contractualiser pour détecter les mauvais payeurs, qu'ils soient au bord du dépôt de bilan ou adeptes des coups fourrés. Mieux vaut aussi se laisser gagner par la culture du «risque client» et se doter des procédures qui vont avec. Car quatre fois sur dix, ce sont des dysfonctionnements internes qui provoquent les impayés... Ces derniers mois, deux événements majeurs sont venus bouleverser la donne en matière de conditions de paiement. D'abord, la loi de modernisation de l'économie qui limite les délais de paiement à 45 jours fin de mois. Malgré de multiples dérogations et un début d'inquiétude, le virage a semble-t-il globalement été bien négocié. Ensuite, la crise économique. Défaillance en hausse, visibilité incertaine, désengagement des sociétés d'assurance-crédit: un terreau idéal à la propagation des impayés. «La période est devenue très compliquée. Depuis six mois, nous faisons face à énormément d'impayés suite à des dépôts de bilan de nos clients. Dans la plupart des cas, on n'a rien vu venir», explique-t-on ainsi dans une entreprise de négoce. D'où l'importance de se structurer en interne, à la fois pour s'assurer de la solvabilité de ses clients, rédiger un contrat de vente efficace et assurer des relances pertinentes.

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Que faire avec les récalcitrants?


La relance
À partir de quand relancer son client pour qu'il n'oublie pas de régler la facture? «Le plus tôt possible. Cela ne coûte rien de l'appeler juste après la livraison du produit. Cela permet d'abord de savoir si tout s'est bien passé, s'il est satisfait de votre prestation et ainsi désamorcer d'éventuels litiges. Ensuite, il s'agit aussi d'obtenir de lui une promesse de règlement», conseille Sylvain Gros-Désirs, directeur du département BFR d'Alma Consulting Group. Préférez au départ la relance téléphonique. Mais, si vous sentez que votre interlocuteur commence à vous mener en bateau, «vous aurez besoin de confirmations écrites. Il faut être en mesure de laisser des traces pour contraindre», explique Jean-Louis David, secrétaire général de l'association de crédits managers AFDCC.

Les procédures judiciaires
En matière d'impayé, il y en a finalement assez peu entre entreprises. Un mauvais accord valant mieux qu'un bon procès, elles préfèrent généralement trouver entre elles des solutions plutôt que d'aller devant le tribunal, et clore toute relation commerciale. Citons néanmoins deux procédures judiciaires:

L'injonction de payer
Cette procédure judiciaire offre l'avantage d'être «rapide et très peu onéreuse», appuie Jean-Louis David. Le créancier a juste à transmettre une requête, assortie de pièces justifiant ses propos, au greffe du tribunal de commerce de son débiteur. S'il estime que la requête est fondée, le juge rend une «ordonnance portant injonction de payer», transmise par huissier au débiteur. Ce dernier a un mois pour contester l'ordonnance. S'il ne le fait pas, il doit obligatoirement régler sa dette, sinon un huissier interviendra. «Généralement, dès que le débiteur a connaissance de l'ordonnance, il paye son dû. L'effet dissuasif est très fort, à condition que la créance ne soit pas contestée par le débiteur», explique Jean-Louis David.

L'assignation en paiement
Lorsque le créancier estime que son débiteur est susceptible de contester la somme due, il peut demander une assignation en paiement, en demandant à un huissier d'amener le débiteur devant le juge. À la différence de l'injonction de payer, la procédure de l'assignation en paiement est contradictoire. Ce qui veut dire plus longue et qu'elle nécessite l'appui d'un avocat.

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Vos nouveaux clients vont-ils être de bons payeurs?


Votre société est en passe de contractualiser avec un nouveau client? Avant de lui octroyer un crédit, quelques précautions s'imposent.

Quels sont les risques pour que ce prospect, que vos services commerciaux sont sur le point de convaincre, ne vous paye pas dans les temps? Voici l'unique question à se poser lorsque l'entreprise est en passe de gagner un nouveau client. Il est indispensable pour cela de recueillir des informations sur votre futur partenaire commercial. «Commencez déjà par vous assurer que la société existe. Cela vous évitera de mauvaises surprises», conseille Sylvain Gros-Désirs, directeur du département BFR d'Alma Consulting Group. Une recherche de quelques minutes sur un site internet d'information légale vous donnera un premier aperçu de votre interlocuteur. La lecture de la presse économique ou le recours à une société de veille commerciale vous permettra d'aller plus loin.

Est-il solvable?
Reste à s'assurer de la solvabilité du futur client. C'est l'une des missions de Jean-François Porraz, responsable du crédit management chez Larivière. Ce distributeur angevin de matériaux de couverture (800 salariés, 320M€ de CA) ne fait pas dans la demi-mesure pour tenter de maîtriser au mieux les capitaux engagés par l'entreprise auprès de ses clients. Jean-François Porraz pilote en effet une équipe qui gère les crédits clients, de l'analyse de leur solvabilité jusqu'au recouvrement des créances. «Toute ouverture de compte client passe entre nos mains», explique le crédit manager. Pour s'assurer de la santé financière de ses prospects, Larivière s'est dotée de toute une batterie de moyens d'enquête. «Nous analysons d'abord les bilans des entreprises grâce à des sites internet comme Infogreffe. Nous confions également à la Coface des prestations de veille commerciale. Enfin, très important, nous prenons en compte le sentiment qu'ont nos responsables d'agences de leurs futurs clients», explique Jean-François Porraz. Votre interlocuteur n'a pas l'air fiable? Votre commercial a constaté que l'entreprise qu'il a visitée tournait au ralenti? Que ses équipes faisaient grise mine? Un confrère vous a fait part des difficultés de l'un de vos prospects? «L'information, c'est souvent sur le terrain qu'on l'obtient. Il faut demander à vos commerciaux de tendre l'oreille. Cela peut vous alerter sur un risque d'insolvabilité, parfois même avant votre assureur crédit», explique Thierry de Gennes, associé du cabinet Deloitte. Chez Larivière, cet arsenal permet aux crédits managers d'octroyer une note sur 20 à chaque entreprise cliente. Et, risque oblige, il ne sera fait aucune fleur aux mauvais élèves. «Avec les entreprises qui obtiennent 8/20 ou moins, nous n'allons pas pouvoir faire grand-chose en matière de crédit», indique Jean-François Porraz.

Petits pas
Autre précaution: ne jamais accorder sa confiance au premier venu, surtout si le volume de sa commande est en mesure de mettre en mauvaise posture l'entreprise. Jean-Louis David, secrétaire général de l'AFDCC, une association regroupant des crédits managers, préconise de fonctionner avec ses nouveaux clients par paliers: «Au démarrage, il faut faire petit en demandant au nouveau client de payer comptant sa première commande. Si tout se passe bien, on peut, dans un deuxième temps, lui accorder quelques facilités de paiement».

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