Recrutement : Déterminer précisément le profil recherché

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Avant d’engager une procédure de recrutement, il convient de se poster quelques questions. En effet, l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise est capitale à plusieurs niveaux : pour l’équipe au sein de laquelle il va être intégré, pour le fonctionnement de l’entreprise elle-même, mais aussi pour la direction qui va s’engager et prendre des risques. Il convient donc de planifier quatre étapes préalables au recrutement pour optimiser l’intégration du futur salarié.

Repérer les besoins et dysfonctionnements

Il conviendra, pour analyser les besoins, de faire au préalable un « état des lieux » qui prendra en compte toutes les composantes de l’entreprise, notamment dans l’organisation des hommes et des moyens. Selon l’Institut de Socio Economie des Entreprises et des Organisations (ISEOR), « les dysfonctionnements peuvent être classés en six familles, qui constituent à la fois des variables explicatives du fonctionnement et des leviers d’actions sur les dysfonctionnements recensés dans le diagnostic de l’entreprise :

· La mise en oeuvre stratégique,
· Les conditions de travail,
· L’organisation de travail,
· La gestion du temps,
· La communication / coordination / concertation,
· La formation interne. »

Faire appel à des experts de l’audit ou du conseil : les partenaires que sont les chambres consulaires proposent cette approche, sous divers angles : développement de l’entreprise, organisation du travail, démarche qualité… Selon l’objet, la durée et la nature de la prestation, celle-ci est gratuite ou payante. Le chef d’entreprise peut également s’adresser aux consultants et aux cabinets comptables ou juridiques.

Transcrire les interdépendances entre les différents services d’une entreprise peut résoudre tout ou partie des dysfonctionnements : par un schéma simple, on représente les connections et on repère ainsi les marges de manoeuvre possibles.

Une solution parmi d’autres : vous pouvez formaliser des procédures en interne, dans le cadre d’un dossier ou projet « type ». Pourquoi ne pas confier l’écriture des procédures à une assistante : elles peuvent aussi bien porter sur l’approvisionnement d’un chantier que sur le rangement des outils et machines, en passant par la systématisation de réunions d’équipes ou l’accueil client.

Consulter l’entourage professionnel

Lorsque le chef d’entreprise et ses collaborateurs auront passé en revue chacun des points énumérés plus haut, des axes d’amélioration apparaîtront immanquablement. Ainsi, les besoins seront clairement identifiés, justifiant de la nécessité de recruter du personnel autant que d’apporter des modifications dans l’organisation.

Associer les collaborateurs (cadres, agents de maîtrise et employés) à cette réflexion : en effet, une concertation collective aura plus souvent d’efficacité que des entretiens individuels peu formalisés. Chacun a son mot à dire et peut élargir le champ de la réflexion. Sans oublier l’effet induit de « valorisation », notamment auprès des collaborateurs qui ont le plus souvent des tâches d’exécutants.

Se tourner également vers des partenaires : les cabinets comptables, les chambres consulaires, les organisations professionnelles, les confrères peuvent être sollicités. Jouer la carte du réseau professionnel plutôt que de réfléchir seul de son côté peut déboucher sur d’autres ouvertures, entretenir le relationnel…

… à condition de renvoyer l’ascenseur lorsque l’occasion se présente !

Déterminer les moyens à affecter pour l’embauche d’un nouveau salarié

Il ne s’agit pas du salaire stricto sensu, mais de l’ensemble des conditions que l’entreprise est disposée à mettre en oeuvre. Balayer au préalable l’ensemble de ces points, c’est anticiper des questions que peut poser un candidat et ne pas être pris au dépourvu si un profil paraît intéressant mais que l’entreprise ne peut s’offrir.

Déterminer une échelle de salaire : fixer le niveau plancher et le niveau le plus élevé que l’entreprise est en capacité de proposer. Arrêter un seul salaire, c’est se fermer à des opportunités comme un candidat récemment diplômé, donc sans expérience, mais avec un bon potentiel de progression.

Repérer les moyens humains : pour certains postes, un(e) assistant(e), un(e) secrétaire se révèle nécessaire, sur un temps plein ou un temps partagé. Dans tous les cas, la personne recrutée s’intègrera dans une équipe et des liens, hiérarchiques ou non, s’établiront.

Affecter des moyens matériels : bureau, ordinateur, téléphone portable, ligne téléphonique (directe ou non), agenda électronique, véhicule (de service ou de fonction), outils professionnels, vestiaire personnel, vêtements de travail, badge…

Anticiper les besoins éventuels de formation complémentaire : l’utilisation de logiciels professionnels nécessite une formation préalable, un permis type « CACES » est indispensable pour la conduite de certains engins, une approche commerciale s’avèrera nécessaire ou opportune pour une mission affectée à un salarié de profil « technicien ». Il est donc fortement conseillé de prévoir ce coût lors d’un recrutement, en repérant les organismes de formation habilités, les durées de formation (une journée, une semaine ou un mois de formation ont des conséquences différentes).

Attention, vous aurez à intégrer les coûts engendrés par une formation : frais de déplacement, de restauration, d’hébergement, délais de prise en charge par l’OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé), ainsi que le temps d’appropriation à l’issue de la formation. Vous pouvez vous reporter à la fiche technique n°20 « Connaître les différents dispositifs de formation continue ».

Etablir une fiche de poste

C’est l’aboutissement d’une réflexion stratégique et le passage nécessaire pour entamer la phase de recrutement : à ce stade, l’employeur est en mesure de lister les compétences attendues du futur salarié. Une fiche de poste doit comporter les points suivants :
· L’intitulé du poste, celui qui apparaîtra sur le contrat de travail : il est important de se référer à la convention collective de l’entreprise pour être en phase avec celle-ci et ainsi éviter tout risque d’incompréhension.
· Les missions du poste et ses enjeux, au sens large.
· Le positionnement dans l’entreprise : indiquer les différents maillons de la chaîne et situer le poste dans ce cadre.
· L’objectif = l’utilité du poste.
· Les différentes activités et tâches : si elles sont nombreuses et variées, les regrouper par grands thèmes.
· Expérience requise ou à acquérir.
· Conditions physiques et / ou psychologiques au travail : travail isolé ou en équipe, esprit d’entreprise…
· Relations internes ou externes : personnes ou équipes avec lesquelles le nouveau salarié sera amené à collaborer, en interne ou en externe.
· Les spécificités ou contraintes (horaires décalés, travail le week end, résistance au chaud ou froid…).
· Les conditions : type de contrat, lieu(x) d’exécution, élément(s) de salaire, conditions d’exécution (voiture de service, par exemple), possibilités dévolution…

Vous pouvez vous inspirer des fiches métiers du ROME (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois), disponibles sur le site de Pôle Emploi (www.pole-emploi.fr).

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