Règles de base du savoir-vivre en affaires

La vie des affaires nous rappelle tous les jours combien, la plupart du temps, les notions élémentaires de savoir-vivre, de courtoisie ou de politesse semblent oubliées. Lorsque l'on reçoit quelqu'un en rendez-vous, il suffit pourtant de respecter quelques règles simples de savoir-vivre...

Avant le rendez-vous

Penser à réserver l'endroit où se déroulera le rendez-vous.

Fixer comme règle de n'être dérangé sous aucun prétexte durant tout le temps que dure l'entretien.

Préparer les documents nécessaires à l'entrevue.

Prévoir systématiquement d'offrir un café ou un rafraîchissement et prévenir la personne qui sera chargée de les apporter dans le bureau.

Informer les personnes qui doivent assister à l'entretien et insister sur leur ponctualité.

Au moment de l'accueil

Aller à la rencontre de son visiteur à l'accueil ou, si cela n'est pas possible, envoyer quelqu'un à sa place.

Ne jamais faire patienter l'invité plus de dix minutes sans raison majeure, et surtout sans lui donner d'informations et d'explications précises. 

Etre affable et accueillant. 

Proposer au visiteur la lecture d'un journal ou d'une brochure. 

Simplifier et accélérer au maximum les "procédures d'accueil" (confection de badges, vérification d'identité, etc). 

Juste avant l'entrevue

Désigner sa place au visiteur avant de s'asseoir soi-même.

Préférer la place à ses côtés à celle qui lui fait face. 

Annoncer d'emblée le temps imparti à l'entretien et s'assurer qu'il convient à son interlocuteur. 

N'accepter aucune communication téléphonique pendant la réunion. 

Renvoyer les appels sur le poste d'une assistante ou d'un collègue, pour ne les reprendre qu'en fin d'entretien.

Prévenir son interlocuteur si l'on doit recevoir une communication urgente au cours du rendez-vous.

À la fin de l'entretien

Remercier le visiteur de s'être déplacé. 

Proposer si nécessaire de faire appeler un taxi. 

Le raccompagner jusqu'à l'ascenseur ou jusqu'au hall d'entrée. 

Après le départ de votre rendez-vous

Adresser un petit mot manuscrit à son interlocuteur (ou un email), dans la foulée du rendez-vous, pour lui rappeler combien on a apprécié cet entretien, et le plaisir qu'on a pris à le rencontrer (ou à le revoir). 

Penser à lui adresser, sur-le-champ, tous les documents que l'on s'est engagé à lui faire parvenir, et s'assurer du suivi effectif de toutes les promesses qui lui ont été faites.

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