Savoir susciter les initiatives dans son équipe

Publié le par A6pro ! Votre Solution Administrative !

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Favoriser la prise d'initiatives, développer la créativité au sein de son équipe, cela ne se décrète pas. Cela implique de créer un climat propice et de nouvelles habitudes de management. Les pistes pour agir.

Vaincre les craintes de vos collaborateurs

Vous avez beau solliciter les avis, encourager l'apport d'idées nouvelles ou même imposer à votre équipe de préparer des propositions... Le constat reste le même : vos collaborateurs ne témoignent pas d'une grande créativité. Le problème, c'est que susciter la prise d'initiatives ne se décrète pas. "Il faut tout d'abord arriver à vaincre la peur de ses collaborateurs qui ne savent pas toujours s'ils sont autorisés à prendre des initiatives et si c'est dans leur périmètre de responsabilités", explique Vincent Guibert, consultant en organisation chez ACDE Conseil et co-auteur du livre "Comment manager".

 Cela passe par l'instauration d'un climat de confiance. Elle permettra au collaborateur d'oser s'ouvrir, d'affirmer un point de vue. Mais elle est également une garantie pour vos collaborateurs qui ont en mémoire un échec passé. Qui, en effet, ne s'est jamais fait tapé sur les doigts pour avoir pris une initiative pas forcément très heureuse ? Le simple fait d'avoir peaufiné une idée et de la voir écartée sans considération suffit aussi à couper l'élan d'un collaborateur.

 ... et ses propres appréhensions

Le manque de prise d'initiatives d'une équipe peut également être lié à des craintes personnelles non avouées du manager : certains ont ainsi peur de se voir dépasser par des collaborateurs totalement autonomes et très moteurs. D'autres peuvent même vouloir s'attribuer les mérites de la créativité de leur équipe. Deux comportements qui finissent par bloquer toute prise d'initiative. "Ce qu'on attend en réalité d'un manager, c'est qu'il accompagne son équipe, qu'il l'aider à progresser. Mieux vaut être le manager d'une équipe créative et dynamique que celui d'une équipe trop disciplinée, inhibée par des règles ou procédures contraignantes, et qui n'avance pas", assure Vincent Guibert.

Accompagner la prise d'initiatives

Eduquer ses collaborateurs à la prise d'initiative

"Tu es arrivé dans mon équipe il y a déjà 3 ans. Pour l'instant tu t'es contenté de faire ton travail. Maintenant j'attends de toi que tu sois force de proposition et que tu lances des initiatives au cours des 6 prochains mois". Si en effet, un manager est en mesure d'attendre d'un collaborateur expérimenté l'apport d'idées nouvelles, cela ne se produit pas du jour au lendemain. "Susciter la prise d'initiative est un long processus. Cela passe par un accompagnement des débutants tout au long de leur montée en compétences", indique le consultant. Au départ, le manager peut par exemple proposer à son collaborateur de préparer avec lui et de façon précise la prochaine réunion clients. Puis progressivement, il lui demandera de préparer de son côté et de regarder les préparations ensemble. Jusqu'à ce que finalement le collaborateur soit en mesure de préparer la réunion de façon autonome et parvienne à innover.

Attention toutefois à ce qui peut être proposé comme un accompagnement et qui cache en réalité un mode de management trop directif, car dans ce cas, difficile d'attendre des initiatives de la part des collaborateurs. "Dans le cadre d'une culture d'entreprise de type paternaliste, les managers ont tendance à montrer pas à pas à leurs nouvelles recrues la façon de travailler. Mais dans le fond, ils témoignent qu'il n'y pas de place à une façon de faire alternative. Ils fabriquent donc des exécutants pas à pas".

Bien exprimer ce que l'on attend d'eux

Autres éléments indispensables pour susciter la prise d'initiatives : la définition d'objectifs clairs et tangibles pour les missions de vos collaborateurs et le fait de favoriser leur appropriation. Ils besoin de savoir précisément où ils vont et comment ils y vont. "On attend d'un manager qu'il définisse des priorités claires et des orientations fermes. Rien de pire en effet que le doute, l'incertitude ou les changements de cap incessants", précise Vincent Guibert. Si les collaborateurs n'ont pas conscience de leur valeur ajoutée, la prise d'initiatives se fera rare.

Evaluer les compétences des collaborateurs

Le manager qui souhaite favoriser la prise d'initiatives chez ses collaborateurs doit au préalable s'assurer de leur niveau de compétences. "C'est un exercice qui doit être balisé, avec une vraie évaluation du risque", indique Vincent Guibert.

Pas question donc de jeter votre collaborateur dans le grand bain en expliquant que c'est comme cela qu'on apprend le plus vite à nager. "Il faut aussi être sûr que ces personnes aient des réserves d'énergie pour d'une part surmonter leurs doutes, et d'autre part, pour faire plus que leur simple travail".

Savoir guider la prise d'initiatives

En fonction du niveau de compétences de chacun des membres de votre équipe, il vous sera ensuite possible de définir précisément les champs parmi lesquels ils pourront bénéficier d'une marge d'autonomie, qui constituera l'espace pour cette prise d'initiatives. "Dans cette situation, le manager peut tout à fait s'entendre avec son collaborateur sur le fait qu'il ne vienne lui parler que s'il rencontre des difficultés". Pour les domaines où le collaborateur n'est pas encore prêt, votre encadrement doit être différent. "Si le collaborateur n'est pas suffisamment compétent, le manager doit a contrario lui proposer de se mettre à son écoute, de façon à valoriser le chemin de la prise d'initiatives", explique le consultant.

Savoir bien réagir face à la proposition d'idées

"Le premier réflexe du manager est bien souvent d'évaluer le résultat et il a alors tendance à se focaliser sur la qualité. Alors qu'avant toute chose, il convient de valoriser l'effort de l'initiative. Il est nécessaire de troquer ce réflexe pour des félicitations quant à la démarche, ce qui n'empêche pas de nuancer la qualité du résultat par la suite", explique le consultant.

Autre impératif : bien garder en tête qu'une erreur en matière d'initiative n'est pas une faute. Pour encourager la prise d'initiatives, le droit à l'erreur fait partie des pré-requis. "Il faut évidemment éviter les petits commentaires sur le temps passé du type 'ah ben c'est pas trop tôt !' et ceux qui traduisent votre insatisfaction lorsque se produit le début, même timide, de l'initiative attendue".

Proposer un auto-débriefing

Trop parler et ne pas assez écouter est un autre défaut de management à éviter dans ce domaine. "La meilleure attitude, c'est de laisser votre collaborateur réaliser un auto-débriefing : il saura évaluer de lui-même la qualité de sa proposition. Car c'est en mettant les managés en situation qu'ils se rendront compte des impératifs et qu'ils vont accumuler des compétences", préconise Vincent Guibert.

Demander des contributions pour mobiliser

Pour mobiliser ses équipes rien de tel que de leur demander leur contribution. Ce n'est certes pas faux, mais attention au sort que l'on entend réserver à ces demandes de participation. Pas question d'utiliser la prise d'initiatives dans une démarche faussement participative. "Cela a été le cas d'un directeur général qui avait demandé à ses équipes de travailler sur la prévention du risque : celles-ci ont planché un bon moment sur diverses propositions, mais lors de son intervention, le DG a purement et simplement oublié de demander aux équipes de s'exprimer. Leur travail est resté dans les tiroirs", indique le consultant.

Idem pour les réunions où l'on demande aux participants de faire des propositions, mais où tout le monde se rend vite compte que la décision est déjà prise. "Il est impératif de traiter réellement les contributions demandées, cela peut sinon ruiner des mois d'efforts relatifs à ce qui a été fait avant", avertit Vincent Guibert. Face à ces deux attitudes, la réaction spontanée des équipes consiste à se dire : "puisque cela ne sert à rien, je retourne à mon boulot et plus question de m'investir".

Laisser croire que tout peut être source d'initiative

Face à des difficultés pour inculquer une culture de la prise d'initiative, le défaut courant consiste à faire passer un message un peu flou qui laisse croire aux collaborateurs que la prise d'initiative peut porter sur tous les domaines. Or tout ne se prête pas à la prise d'initiative, comme par exemple en matière de sécurité. "Il est important de définir si besoin un socle non négociable, sur lequel il convient d'adopter une attitude très directive et il faut ensuite bien stipuler dans quel cadre on attend des initiatives", indique le consultant. Par exemple : "il n'y a pas d'initiative à prendre dans le mode de fonctionnement au quotidien. En revanche, j'accueillerai des propositions en ce qui concerne l'amélioration des équipements..."

En savoir plus

  • Vincent Guibert, "Comment manager" (Eyrolles, Editions d'Organisation, 2009)
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