Modalités de la communication administrative: La lettre Administrative

Publié le 4 novembre 2010 par A6pro ! Votre Solution Administrative !

notes

LA LETTRE ADMINISTRATIVE

y compris lettre circulaire

FORME ELEMENT	administrative >>> lors d’échanges de correspondance entre des structures administratives >>> à destination de toute personne appartenant à l’administration personnelle	personnelle >>> à destination de toute personne n’appartenant pas à l’administration >>> entre deux services si on veut insister sur le caractère personnalisé et courtois du courrier
Timbre ou Attaché	- dans l’angle supérieur gauche, parfois au centre - permet d’identifier l’administration dont émane le document
Lieu - Date	- angle supérieur droit – Ville, suivie de la date d'expédition (en entier)
Adresse Suscription - émetteur - récepteur	- sous le lieu et la date - indication de l’autorité qui adresse la lettre - intitulé et adresse du destinataire (autorité responsable et non une personne privée) - faire apparaître la marque de la voie hiérarchique	- sous le lieu et la date - ou en bas, à gauche de la page - prénom, nom du destinataire - sa fonction ou sa qualité - adresse (numéro, rue, code postal et ville)
Affaire suivie par…	- permet d’identifier l’interlocuteur - figure sous le timbre - comporte le numéro de poste et le numéro d’enregistrement
Objet	- figure à gauche - mention succincte de la question traitée (un objet par lettre)
Référence	- sous l’objet - rappel des documents antérieurs auxquels se reporte le rédacteur
Pièces jointes	- leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche - elles sont jointes en annexe
Formule d’appel		Ce sont celles du courrier privé : Madame, Mademoiselle, Monsieur, Monsieur Le Directeur...
Formule de politesse		Elle reprend nécessairement, dans son libellé, la formule d'appel. Ex : Veuillez agréer, Mademoiselle, Madame, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.

Signature

Apposée, en général, au bas du document, à droite, par le détenteur de l’autorité ou un autre signataire :

- signature par délégation : pouvoir prévu par un arrêté pour une durée déterminée ou permanente,

- signature par autorisation : pouvoir donné à une personne désignée pour une catégorie de pièces (lettres, bordereaux…) relevant de son service,

- signature par ordre : fonctionnaire qui signe à la place de son chef direct, momentanément empêché. Dans tous les cas, les indications de titre et de patronyme du signataire par délégation, autorisation ou ordre, doivent apparaître.