La conservation des pièces et documents comptables
La conservation des pièces et documents comptables est un aspect essentiel de la gestion de l’entreprise. Certes, le côté administratif paraît lourd, mais le classement et la conservation de ces documents (factures, contrats, journaux, relevés bancaires, etc.…) est indispensable, dans les grandes entreprises comme dans les très petites.
Conservation des documents : gain de temps et d’argent.
La comptabilité traduit la réalisation d'évènements et la prise d'engagements. Il est obligatoire, et plus que cela, indispensable au quotidien, pour la bonne marche de l'entreprise, de conserver et de classer correctement les documents comptables et commerciaux.
En fonction de la masse de documents à traiter, cette tâche peut vite devenir envahissante. Même si nous conviendrons que ce n'est pas l'objet premier de la société, on ne peut pas la laisser de côté.
L’obligation légale de conservation des documents.
Au-delà de la convenance personnelle des acteurs de l'entreprise, et de leurs conditions de travail, la conservation des documents comptables est encadrée par la loi.
Le non-respect de ces principes et obligations fait courir à l'entreprise ainsi qu'à ses dirigeants de graves sanctions.
Point conseil : Classer et conserver peut sembler fastidieux. Mais ne pas le faire conduit inévitablement à une désorganisation de l'entreprise, véhicule une mauvaise image auprès des partenaires et expose l'entreprise à des pénalités très lourdes.
Conservation : quels documents ? Combien de temps ?
Les documents comptables d'une entreprise sont la preuve de ses engagements et permet de garder une trace de son activité. Le Code de commerce (entreprises commerciales) prévoit un délai de conservation de 10 ans pour :
- Le livre journal,
- Le livre d'inventaire,
- Le grand livre
- Les pièces justificatives
Le délai de conservation des documents comptables commence à courir à partir de la clôture de l'exercice pour lequel les documents ont été établis.
Quelles sanctions en cas de non conservation des documents comptables ?
En cas de non conservation, les conséquences peuvent être très lourdes :
Absence de preuve en cas de litige (Avec un client, un fournisseur, un salarié, etc.)
- Condamnation pour faux et usage de faux.
- Entrepreneur individuel : 3 ans d'emprisonnement et 45 000€ d'amende,
- Société : 225 000€ d'amende + peines complémentaires (dissolution de la société).
- Amende de 1 500 euros pour destruction des documents ou refus de communiquer ;
- En cas de contrôle fiscal, (prescription au bout de 6 ans), l'amende peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une taxation d'office sur le CA assortie d'une pénalité de 40%.
Nous conviendrons que le risque encouru est grand, et peut être fatal à une entreprise. C'est pourquoi nous considérons qu'il est indispensable d'être en règle, quitte à externaliser cette fonction support.
par Jérémy Renchy
