Modalités de la communication administrative: Le Compte Rendu / Le Rapport / Le Procès-Verbal

LE COMPTE RENDU

Parfois appelé improprement «procès-verbal», il décrit des faits écoulés. C'est un document qui
restitue tout ou partie du contenu d'une réunion ou d'une activité. Le compte rendu est à la fois la
mémoire individuelle et la mémoire du groupe. En cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce
qui s'est passé.
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d'une réunion ou d'un
débat. Ce peut être par exemple le cas pour une conférence ou un discours.
Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations les plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

Quel plan adopter ?

L'introduction
Elle comprend :
- la date, le lieu et l'heure de la réunion,
- l'objet ou l'ordre du jour,
- les nom et qualité du président,
- les noms et qualités des participants,
- les noms et qualités des personnes excusées ou représentées.

Le plan chronologique
Il rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se sont déroulés.

Le plan thématique
Il est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet, quand une réunion a un thème précis, il est inutile de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables dans une discussion.

La conclusion
Elle utilise habituellement la formule suivante : «L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ... heures.»
Le rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il opère des sélections.
NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature (à bulletins secrets ou à mains levées) et ses résultats (x voix pour, x voix contre...).

LE RAPPORT

C'est une des manières dont on rend compte à une autorité responsable d'une question importante en lui proposant des solutions. C'est un document qui sert, à partir de l'étude d'un problème ou de l'analyse d'une situation, à donner un avis motivé, à proposer une action.
Il se différencie de la note, qui expose toujours brièvement des affaires courantes, comme du compte rendu et du procès-verbal, qui se bornent à décrire ce qui s'est passé. Le rapport s'appuie sur des faits, événements ou actions décrits pour dégager certaines informations qui permettront au rédacteur de donner un avis motivé et de conseiller une action.
C'est un document démonstratif qui doit aider à la prise de décision. Il comporte généralement un nombre de pages important (minimum 10 à 15 pages, voire beaucoup plus) et est précédé d'une lettre de présentation.
Le rapport requiert des qualités de synthèse, de précision et de clarté.

Présentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, référence. Il arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorporé dans le titre. La suscription doit indiquer la qualité du rapporteur et celle du destinataire.

Schéma
Les idées et les faits rapportés doivent s'enchaîner dans un ordre logique.
Le rapport est structuré et présente un plan avec :

1. une introduction, qui peut comporter la référence aux faits ou aux instructions qui sont à l'origine du document. Un véritable exposé peut être nécessaire pour bien faire connaître l'objet du rapport. Néanmoins, l'introduction doit être la plus concise possible.

• un développement, dont le nombre de parties sera adapté à chaque cas particulier. Il pourra énoncer les faits en première partie, puis les conséquences de ces faits en seconde partie, et examiner diverses solutions possibles.

• une conclusion, qui exposera éventuellement des propositions de décision. Elle ne doit pas apporter d'informations nouvelles, ni résumer ce qui précède. Une formule finale peut être utilisée : "si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le présent rapport revêtu de votre approbation".

• la signature : le rapport est daté et signé par son rédacteur.

Le rapport doit être objectif, indépendant et complet.
Différents types de rapports

• d'activité

• d'opportunité

• d'évaluation pédagogique, d'inspection, de jury...

Qualités requises
Le rapport doit reposer sur des faits précis, des idées rationnelles et proposer des solutions recevables.
Le rédacteur, relatant des faits ou des idées, doit s'efforcer de produire un document :

• objectif : en ne se fondant que sur des données vérifiées et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier),

• complet : en n'omettant aucun aspect de la question traitée,

• synthétique : en examinant les différentes données de la question pour les présenter sous la forme d'un ensemble cohérent.

Le rapporteur doit toujours viser à l'efficacité, c'est-à-dire rédiger un document utile au destinataire.
Dans la mesure du possible, il répondra aux questions : qui ? quoi ? où ? quand ? comment ? pour aboutir à des propositions nettes et claires.
Même si le rapport implique généralement une prise de position de la part du rédacteur, le destinataire doit pouvoir, à sa lecture, se prononcer sans difficultés sur une des solutions proposées.

LE PROCÈS-VERBAL

Comme le compte-rendu, le P. V. relate les débats d’une séance de travail de groupe.
Il enregistre le passé. Concis et précis, le procès-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son rédacteur. Il enregistre un fait, un événement dont la trace doit être conservée dans l'intérêt d'une communauté.

Le procès-verbal de réunion
Il est établi par un (ou des) participant(s) désigné comme « secrétaire de séance ». Il permet de garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de référence en cas de litige ultérieur. Mais, si le compte-rendu est généralement utilisé pour toutes les réunions de groupes formels ou informels, le procès-verbal doit obligatoirement être utilisé pour relater les séances des instances ayant un pouvoir de décision (ex: Conseil d’administration).
Il doit comporter un certain nombre d'éléments comme : nom, date, lieu de réunion, nom de la collectivité qui s'est réunie, nom et qualité des participants, ordre du jour... Il mentionne toutes les questions soumises à un vote, et le résultat de ce vote (pour, contre, abstention).
Pour être valide, le procès-verbal doit être approuvé par les participants, généralement lors de la séance suivante.

Le procès-verbal de constatation
Il fait la description d'un fait ou d'un événement qui pourrait être ultérieurement contesté. C'est sur la base de procès-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent être intentées.
Documents officiels, les procès-verbaux doivent être archivés chronologiquement par catégorie dans un dossier réservé à cet effet.

SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

Le style administratif, Robert Catherine, Éditions Albin Michel, 1988.
La correspondance administrative, académie d'Orléans, Tours, juin 1994.
La rédaction administrative livret 1, CDFA, MJENR.
La lettre administrative livret 2, CDFA, MJENR.
Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier, Éditions Berger-Levrault.
La lettre administrative, catégorie C, de F.Delval, La documentation française.
Note administrative, résumé de texte, Salon et Savignac, Éditions Sirey, Collection «Notions essentielles»